Anja Preiß ist Senior Projektmanagerin bei Siemens Österreich. Sie besuchte die HTL Bulme in Graz mit dem Schwerpunkt "Wirtschaftsingenieurwesen und Maschinenbau" und studierte im Anschluss an der TU Graz "Wirtschaftsingenieurwesen". Außerdem ist sie zertifizierte Projektmanagerin nach pma/IPMA® Level B und wurde vor kurzem für ihr Projekt "Srbija Kargo" mit dem Titel "Project Manager of the Year 2022" ausgezeichnet.
Erfolgreiches Stakeholder-Management - so startet man!
In diesem Projekt war Anja Preiß als Projektleiterin gesamtverantwortlich für Termine, Kosten und Qualität. Besondere inhaltliche Herausforderungen betrafen Ziele für Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Reparaturzeitstufen der Züge. Eine weitere große Herausforderung war die Sprachbarriere mit den serbischen Partnern und die kulturellen Unterschiede. Zu Beginn eines jeden Projekts beginnt die erfahrene Projektmanagerin immer mit einer Stakeholder-Liste. Diese hat anfangs meist um die 40 Einträge und wird nach und nach ergänzt und auch während des Projekts immer wieder angepasst. Als persönlichen Tipp gab sie mit, im Stakeholdermanagement lieber großflächig zu starten. Eine umfangreiche Liste aller möglichen Stakeholder hilft einen Überblick über die Projektumwelten zu erhalten, auch wenn man am Ende dann nur die für das Projekt relevanten Stakeholder detailliert bearbeitet. Im vorliegenden Projekt war es eine große Herausfoderung, überhaupt einmal herauszufinden, wer die involvierten Stakeholder beim Kunden waren, weil die gesamte Kommunikation über einen Dolmetscher ablief. Diese Tatsache hatte auch zur Folge, dass die Projektleiterin viel weniger Rückschlüsse auf persönliches Befinden und Sympathien beim Kunden ziehen konnte.
Bei der Erstellung der Stakeholder-Liste geht Anja Preiß meistens nach einem bestimmten Muster vor: Als erstes gibt es Gespräche mit dem Vertrieb, der einen gewissen Grundstock an Stakeholdern liefern kann. Diese werden gesammelt und in einem gemeinsamen Termin mit dem gesamten Projektteam besprochen und der Einfluss auf das Projektziel bzw. die verschiedenen Machtpositionen auf das Projekt werden eingeschätzt. Aufgrund des Projektfortschritts und dem damit verbundenen größeren Wissen über die Stakeholder kann man die Liste dann nach und nach aktualisieren.
Welche Fähigkeiten braucht man im Stakeholder-Management?
Leidenschaft ist für Preiß die Voraussetzung für gelungenes Stakeholder-Management. Außerdem ist sie der Meinung, dass man zu Beginn klare Richtlinien festlgen sollte, wie die Kommunikation ablaufen sollte: Also wer darf zu welchem Anlass, wie kommunizieren? Welche Form der Kommunikation (Meetings, Mails, Telefonate, ...) ist die sinnvollste Art zu kommunizieren? Laut Preiß hat es sich bewährt, kritische Themen immer persönlich oder zumindest telefonisch zu besprechen und im Anschluss zur Dokumentation ein Mail zu schicken. Das Telefonat im Vorfeld dient in diesem Fall auch dazu, die Erwartungshaltung bei den Stakeholdern zu managen. Ein weiterer Vorteil von persönlichen bzw. Online-Meetings mit Video ist auch, dass man die nonverbale Kommunikation des Gegenübers erkennt und entsprechend reagieren kann. Für Preiß gibt es hier aber keine Einheitslösung, weil jeder Stakeholder anders ist und man beispielsweise auch interkulturelle Differenzen in der Kommunikation berücksichten muss.
Lessons Learned - Persönliche Tipps von der Expertin
Laut Prei´ß schafft Authentizität die Basis für Vertrauen, daher sollte man sich nicht verstellen, nur um Ziele zu erreichen. Die Kommunikation mit Stakeholdern aber auch im Projektteam sollte immer auf Augenhöhe und wertschätzend stattfinden. Jedes Projektteam-Mitglied ist Expert*in in einem spezifischen Bereich und steuert diese Expertise bei, um das Team zu bereichern und ein gutes Ergebnis zu schaffen. Wertschätzende Kommunikation sorgt dabei für ein produktives Projektumfeld.
Zu guter Letzt ist Anja Preiß der Meinung, dass man Stakeholder-Management durchaus trainieren kann, indem man regelmäßig reflektiert und kritisch überprüft, was man verbessern kann.
Wenn Sie nun neugierig sind, können Sie das gesamte Gespräch hier nachhören.
In diesem Blog-Beitrag von pma Präsidentin Brigitte Schaden erhalten Sie auch 6 Tipps, die man im Umgang mit Stakeholdern bedenken sollte.
Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM
Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM leitet die pma Geschäftsstelle. Er hat seine Studienschwerpunkte Projektmanagement, IT und Sozialwissenschaft in Projekten für die öffentliche Verwaltung zum Einsatz gebracht. Besonderes Interesse hat der begeisterte Schifahrer an komplexen Entscheidungsprozessen und am Mentoring junger Projektmanager*innen entwickelt. Alexander Vollnhofer ist seit 2013 pma Mitglied und leitete 2017 die pma young crew, die pma Plattform für Einsteiger*innen im Projektmanagement. Seit 2018 ist er im pma Vorstand und als Geschäftsstellenleiter für pma tätig. Seine Zuständigkeit im Vorstand umfasst die Betreuung von pma young crew Aktivitäten und den Bereich Innovation.
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