6 Tipps für den Umgang mit Projekt-Stakeholdern

 

1. Stakeholder eruieren

Wer ist aller Stakeholder in diesem Projekt? Eine zentrale Frage. Sie kann/ sollte von der Projektleitung nicht alleine beantwortet werden. Denn meist sind viel mehr Menschen, Organisationen und Interessensgruppen Stakeholder als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Von der Projektleitung wird leider häufig nur an jene Stakeholder gedacht, die unmittelbar für die eigene Arbeit
gebraucht werden – wie z.B. Auftraggeber*innen, Lieferant*innen und Behörden. Ein Großteil der weiteren Betroffenen wird hingegen oft nicht wahrgenommen. Ein Fehler, den man vermeiden
kann wenn mehrere Personen - zumindest das Projektteam - in die Eruierung der Stakeholder eingebunden werden. Und wenn aus unterschiedlichen Blickwinkeln hinterfragt wird: Wer ist aller
betroffen? Wer könnte gegen das Projekt sein? Wer wird/ soll aller einen Nutzen von dem Projekt haben?

 

2. Bedürfnisse, Erwartungen und Interessen identifizieren

Voraussetzung für ein gelungenes Stakeholder-Management: Verständnis für die Stakeholder und ihre Standpunkte. Dafür notwendig: Die Bedürfnisse, Erwartungen und Interessen der unterschiedlichen Stakeholder kennen. Diese Anforderungen zu identifizieren ist aber alles andere als leicht. Man sollte hierfür ausreichend Zeit einplanen. Denn erstens können sich die Rollen von Stakeholdern überschneiden und ihre Bedürfnisse/ Interessen sind daher nicht immer eindeutig. Zweitens agieren Stakeholder aus unterschiedlichen Gründen (z.B. Unsicherheit, politische Überlegungen) nicht immer offen und kommunizieren nicht immer deutlich was sie wirklich wollen. Und drittens können auch innerhalb einer Stakeholder-Gruppe unterschiedliche Bedürfnisse, Erwartungen und Interessen vorherrschen. Will man beispielsweise eine Einkaufsstraße oder ein Amtsgebäude barrierefrei bauen, so reicht es nicht, an Menschen mit Behinderungen als eine Stakeholder-Gruppe zu denken und ihre Anforderungen im allgemeinen zu identifizieren. Vielmehr muss man die Gruppe unterteilen und u.a. Menschen im Rollstuhl, Menschen mit Gehbehinderung, gehörlose und blinde Menschen etc. gut einbinden.

 

3. Umweltanalyse erstellen

Die Früherkennung von möglichen Konfliktpotentialen mit bzw. innerhalb der Stakeholder ist von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg. Durch eine genaue Projektumweltanalyse können
auch eventuell „schwierige“ Stakeholder identifiziert werden. Denn die Umweltanalyse liefert eine Übersicht aller Projektbetroffenen (Personen oder Organisationen) inklusive ihrem möglichen
Einfluss auf das Projekt, ihrer Einstellungen zum Projekt sowie ihrer Erwartungshaltung an das Projekt. Und sie listet auch die Erwartungen des Projekts an die jeweils Betroffenen auf. Durch
die Umweltanalyse können deutlich sichtbare aber auch verdeckte Ängste aufgespürt werden. Sie ist eine wichtige Basis für die Kommunikation. Durch die gewonnenen Erkenntnisse kann auf
Befürchtungen durch gezielte Maßnahmen/ durch entsprechende Kommunikation eingegangen werden. Ängste können dadurch häufig genommen bzw. zumindest minimiert werden.

 

4. Kommunikation anpassen

Für eine möglichst konfliktfreie Projektumsetzung ist es wichtig, die Stakeholder frühzeitig durch entsprechende Kommunikation in das Projekt zu involvieren. Dabei ist darauf zu achten, dass die Inhalte so aufbereitet werden, dass sie für die unterschiedlichen Stakeholder relevant und leicht verständlich sind. Weiters wichtig: Die Wahl der Kommunikationswege. Sie müssen gewährleisten, dass die Informationen die Stakeholder erreichen und ein Dialog/ Austausch möglich ist. Neben den klassischen Wegen (u.a. Brief, Email, Besprechung) gewinnen dabei die Sozialen Medien immer mehr an Bedeutung. Diversität statt einem „one size fits it all“-Zugang ist auch in der Kommunikation mit den Stakeholdern wichtig.

 

5. Kommunikationsplan führen

Ein Kommunikationsplan hilft Überblick zu bewahren, wie mit den unterschiedlichen Stakeholdern kommuniziert wird. Welche Inhalte, in welcher Häufigkeit, durch wen und auf welche Art (schriftlich per Email, Blog, telefonisch, in Besprechungen etc.) vermittelt werden bzw. wurden. Der Kommunikationsplan unterstützt bei der Analyse, Strategie und Umsetzung. Und er ist auch ein wichtiges Dokumentationstool.

 

6.Stakeholder und Interessen abgleichen

Am Beginn des Projektes und in weiterer Folge regelmäßig – bei den Controllingmeetings und wenn das Projekt in die nächste Phase eintritt – sollte ein Stakeholder-Check erfolgen. Dabei werden die unterschiedlichen Interessen offen besprochen und das weitere Vorgehen geplant. Wichtig ist auch zu beachten, dass im Laufe des Projektes neue Stakeholder dazu kommen können.
Ebenso ist zu berücksichtigen, dass sich die Erwartungen/ Bedürfnisse/ Interessen der bestehenden Stakeholder und ihre Haltung/ Vorgehensweise durchaus verändern können. All das gehört beobachtet, identifiziert, analysiert und entsprechend gemanagt.

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, zPM

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, zPM leitet die pma Geschäftsstelle. Er hat seine Studienschwerpunkte Projektmanagement, IT und Sozialwissenschaft in Projekten für die öffentliche Verwaltung zum Einsatz gebracht. Besonderes Interesse hat der begeisterte Schifahrer an komplexen Entscheidungsprozessen und am Mentoring junger Projektmanager*innen entwickelt. Alexander Vollnhofer ist seit 2013 pma Mitglied und leitete 2017 die pma young crew, die pma Plattform für Einsteiger*innen im Projektmanagement. Seit 2018 ist er im pma Vorstand und als Geschäftsstellenleiter für pma tätig. Seine Zuständigkeit im Vorstand umfasst die Betreuung von pma young crew Aktivitäten und den Bereich Innovation.


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