Die pma KnowledgeWORLD, ein zentrales Wissensmanagement-Tool, befüllt mit dem Wissen aller pma Mitarbeiter*innen, soll das Endergebnis eines kürzlich angestoßenen Digitalisierungsprojektes sein. Mitarbeiter*innen sollen schnellen und einfachen Zugriff auf hochwertiges und aktuelles Wissen sowie auf Prozesse und Anleitungen, die sie für ihre Aufgaben brauchen, haben. Der Mehrwert soll darin liegen, dass Mitarbeiter*innen in ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden und auch Onboardings neuer Kolleg*innen effizienter gestaltet werden. Zudem sollen kostenintensive Wissensverluste bei Offboardings vermieden werden.
Bei Digitalisierungsprojekten dieser Art haben Unternehmen in der Vergangenheit oftmals das Tool allein als Lösung betrachtet. Die Mitarbeiter*innen starteten unmittelbar damit, sämtliche Wissensinhalte – aus bestem Wissen und Gewissen – einzuarbeiten. Mit geringen (oder keinen) Vorgaben, Strategie oder Planung des Managements. Das Endergebnis war überschaubar: Wissen – darunter auch viel irrelevantes – wurde unstrukturiert gesichert, teils doppelt und dreifach, in sehr unterschiedlicher Qualität. Fazit: Das Wissen war entweder nicht auffindbar oder wiederverwendbar, das Investment in das Tool war gescheitert, da es kaum Mehrwert hatte. Auch der Change Aspekt wurde oftmals unterschätzt: Wenn Wissensteilung nicht fixer Bestandteil der täglichen Arbeit der Mitarbeiter*innen ist, bedarf es vieler Change Management-Maßnahmen um die Unternehmenskultur in Richtung einer Sharing Kultur zu bewegen und damit die Adoption eines Wissensmanagement-Tools überhaupt zu ermöglichen.
Dieser Lessons Learned bewusst, hat sich pma für einen strategischeren Ansatz entschieden: Eine vorangehende Wissensmanagement-Analyse sollte durchgeführt werden, um darauf basierend eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die die Wiederholung dieser Fehler vermeiden sollte. „digiSCAN“, ein neues, wissenschaftlich validiertes Wissensmanagement-Analyse-Verfahren des Schweizer Unternehmens „Wissensfaktor5“ sollte tiefen Einblick in das Wissen, die Strukturen und Kultur der pma geben. Die fünf nachfolgenden Dimensionen wurden dabei analysiert:
Dimension 1: Unternehmenswissen-Analyse
Ein Wissensaudit wurde durchgeführt, um das kritische Unternehmenswissen zu identifizieren. Denn es sollte nicht Ziel sein, sämtliches Unternehmenswissen zu sichern. Der Fokus liegt auf kritischem Unternehmenswissen, sprich Wissen, das, wenn richtig eingesetzt, Kosten- und Zeitaufwände entlang der Wertschöpfungskette reduziert. Weiters wurde dieses Wissen in Wissensthemen und -strukturen zerlegt, kategorisiert und strukturiert.
Dimension 2: Externalisierungsanalyse
In weiterer Folge wurde analysiert, welches Wissen im Unternehmen bereits gesichert war (digital oder auch physisch) bzw. welches noch in „den Köpfen der Mitarbeiter*innen“ war und überhaupt erst „externalisiert“ werden musste. Unter Wissensexternalisierung versteht man im Wissensmanagement den Begriff, dass implizites Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter*innen „rausgeholt“ und in explizite Konzepte (physische oder digitale Dokumente) umgewandelt wird. Durch diesen Prozess wird das Wissen für das Unternehmen wiederverwendbar. Oftmals ist bis zu 90 % des Unternehmenswissens in den Köpfen der Mitarbeiter*innen und somit nicht für das Unternehmen zur Wiederverwendung gesichert. Eine besorgniserregende Tatsache, wenn man an Personalfluktuation und die damit verbundenen Wissensverluste denkt.
Dimension 3: Key Player-Analyse
Außerdem wurden die Wissensträger (bzw. Expert*innen) sämtlicher Wissensthemen identifiziert. Gemeinsam mit diesen wurden unter anderem bestehende Kernprozesse analysiert. Es ging insbesondere darum, in gemeinsamen Workshops Einblick zu bekommen, ob die von vor vielen Jahren vorgegebenen Kernprozesse in der Praxis überhaupt noch so gelebt wurden oder, ob diese neugestaltet werden müssen, um aktuelle Best Practices im Unternehmen zu spiegeln. Die Key Player konnten hier ausgezeichnete Einblicke geben.
Dimension 4: Business Case-Analyse
Die Wertschöpfungskette von pma wurde unter die Lupe genommen, um konkrete Business Cases zu identifizieren, die der Einsatz von Wissensmanagement realisieren soll. Strategisch eingesetztes Wissensmanagement ist ein Booster, um Unternehmenskennzahlen zu verbessern. Die Darstellung der Business Cases unterstrich den Mehrwert des Projektes.
Dimension 5: Unternehmenskultur-Analyse
Sämtliche Aspekte der pma Unternehmenskultur wurden analysiert: Was sind die grundliegenden Maßnahmen der Mitarbeiter*innen im Hinblick auf digitales Wissensmanagement? Wie ist ihr aktuelles Verhalten diesbezüglich, z.B. ist das Teilen von neu erworbenem Wissen aktuell überhaupt Teil ihrer täglichen Arbeit? Wird Erfahrungswissen von Kolleg*innen angewandt, um die eigenen Aufgaben besser zu lösen? Welche Wissensmanagement-Prozesse werden gelebt? Gibt es beispielsweise fixe Zeitpunkte, wo Wissen neu gesichert oder bestehendes Wissen aktualisiert wird? Und, wie wird mit bestehenden Technologien umgegangen? Wie wurden diese angenommen, welche Bedeutung haben sie und wird aktuell bereits Wissen digital gesichert? Die Beantwortung dieser Fragen gab bedeutende Einblicke und ließ Schlüsse zu notwendigen Change Management-Maßnahmen ziehen.
Weitere Informationen zum Projekt "pma Knowledge World" erfahren Sie im ersten Teil des Blog-Beitrags.
Mag. Brigitte Schaden
Brigitte Schaden ist Präsidentin von Projekt Management Austria (pma). Die studierte Versicherungsmathematikerin und Betriebsinformatikerin ist Inhaberin von BSConsulting und als Managementberaterin, Coach, Wirtschaftsmediatorin, Lektorin, tätig. Außerdem ist Brigitte Schaden IPMA® Assessorin, Chair von GAPPS (Global Alliance for the Project Professions), IPMA® Honorary Fellow sowie Vortragende auf Konferenzen in Brasilien, China, Indien, Korea, Südafrika, Australien, Nepal, Panama und in ganz Europa. Die ehemalige IT-Leiterin, Projektmanagerin und -auftraggeberin sowie PMO-Leiterin war außerdem Vizepräsidentin, Präsidentin und Chair der International Project Management Association, Personalleiterin und Organisationsentwicklerin.
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