Die Fähigkeit von Unternehmen, kritisches Wissen zu sichern und gewinnbringend einzusetzen, bestimmt die Wettbewerbsfähigkeit der Zukunft. Hier sind sich auch Organisationen für Normungen und Prüfungen (wie z.B. ISO) einig, die Wissensmanagement aktuell in ihre Prüfungsframeworks integrieren. Die Zukunft wird so aussehen, dass die digitale Sicherung von Unternehmenswissen Grundlage von Unternehmensprüfungen und Audits sein wird, um Manager*innen zur Nutzung des enormen Potenzials von Wissensmanagement zu bewegen.
Als Vorreiter startet pma ein ganzheitliches Wissensmanagement-Implementierungsprojekt: Die Digitalisierung des gesamten Vereinswissens steht im Fokus. Um auf eine erprobte Methode zur Implementierung von digitalem Wissensmanagement zurückzugreifen, entschied sich pma diesen Weg mit Wissensfaktor5 zu gehen, einem Schweizer Start-Up, das sich in der Branche bereits einen Namen machen konnte. Die Besonderheit der mit der Universität Innsbruck wissenschaftlich validierten WissensFaktor5 (WF5) Methode liegt darin, die digitale Transformation von Wissen anhand eines 5-Phasen-Modells durchzuführen.
Phase 1: Wissensanalyse
Die erste Phase der Implementierung durchlief pma bereits im September 2022. Eine fünf-dimensionale Wissensanalyse wurde durchgeführt, um kritisches Unternehmenswissen zu identifizieren und sämtliche Wissensmanagement Potenziale sichtbar zu machen. Der Fokus der WF5-Methode liegt hierbei nicht auf der Digitalisierung des gesamten Unternehmenswissens, sondern des „kritischen Unternehmenswissens“, sprich, Wissen das Potenzial hat, entlang der betrieblichen Wertschöpfungskette gewinnbringend einzuwirken.
Phase 2: Wissensmanagement-Strategie
Aktuell wird auf Basis der Analyse in der zweiten Phase eine ganzheitliche Wissensmanagement-Strategie erarbeitet. Ziel der Strategie ist unter anderem, Mitarbeiter*innen einen schnellen und einfachen Zugriff auf strukturiertes, hochwertiges und aktuelles Wissen zu ermöglichen, um Kosten- und Zeitaufwände sowohl im Rahmen von Onboardings als auch bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben zu reduzieren. Auch Lösungs- und Entscheidungsfindungsprozesse sollten sich schneller gestalten lassen. Nicht zuletzt gilt es, Wissensverluste bei Mitarbeiterfluktuationen bedeutend zu reduzieren. Insgesamt soll sich die Steigerung der Performance innerhalb von pma positiv auf eine perfekt gestaltete Customer Journey für pma Mitglieder auswirken.
Phase 3 und 4: Die pma KnowlegedWORLD
Die nächsten Schritte in Phase 3 und 4 bestehen darin, die für die Umsetzung der Strategie notwendige digitale Umgebung aufzubauen, sprich die Confluence-Cloud basierte „pma KnowledgeWORLD“ – ein All in One Wissensmanagement Tool. Eine exakte Spiegelung der pma Wissensstruktur und -architektur, in der anschließend Wissen in sogenannte „KnowledgeNuggets“ transformiert wird: kleine Wissenseinheiten – kurze Texte, Bilder und Micro Videos, die von Mitarbeiter*innen schnell und einfach konsumierbar sind – die neue Form des Lernens. Wissen, das es im Unternehmen bereits gibt (in Tools, Dokumenten, etc.), wird zentralisiert, neu strukturiert und migriert. Wissen, das es im Unternehmen noch nicht gibt, weil es sich in den Köpfen der Mitarbeiter*innen befindet, wird in begleiteten Prozessen externalisiert und wiederverwendbar gemacht.
Mit Metadaten und einer globalen Suche wird Wissen schnell und verlässlich anhand von „KnowledgeTopics“, sprich Wissensthemen, für Mitarbeiter*innen auffindbar gemacht. Die pma KnowledgeWORLD wird nicht nur eine zentrale Wissensbasis beherbergen, sondern gestaltet sich aus fünf Modulen, die ganzheitliches Wissensmanagement ermöglichen: Ein FAQ-Tool, ein Expert*innen-Tool, eine digitale Academy, einen Best Practice- und Lessons Learned-Bereich. Weiters soll ein Ideenbereich die Co-Creation der Mitarbeiter*innen fördern, um gemeinsam interne Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten. Das Rundum-Wissensmanagement-Erlebnis für Mitarbeiter*innen, einfach und intuitiv sodass es gerne in der täglichen Arbeit gerne genutzt wird.
Phase 5: Kennzahlen-Messung
Die fünfte und letzte Phase wird darin bestehen, die Wissensmanagement-Kennzahlen zu messen und sie mit den Unternehmenskennzahlen in Verbindung zu bringen. Ein von WF5 entwickeltes Instrument, das erstmals aufzeigt, was die Investition in die Digitalisierung von Wissen am Ende des Tages tatsächlich für das Unternehmen bringt.
Weitere Informationen zum Thema Wissensmanagement finden Sie beispielsweise im pma Podcast. Expertin Vanessa Salm spricht darüber, wie man Wissen in Projekten sichert und für zukünftige Projekte nutzbar machen kann.
Mag. Brigitte Schaden
Brigitte Schaden ist Präsidentin von Projekt Management Austria (pma). Die studierte Versicherungsmathematikerin und Betriebsinformatikerin ist Inhaberin von BSConsulting und als Managementberaterin, Coach, Wirtschaftsmediatorin, Lektorin, tätig. Außerdem ist Brigitte Schaden IPMA® Assessorin, Chair von GAPPS (Global Alliance for the Project Professions), IPMA® Honorary Fellow sowie Vortragende auf Konferenzen in Brasilien, China, Indien, Korea, Südafrika, Australien, Nepal, Panama und in ganz Europa. Die ehemalige IT-Leiterin, Projektmanagerin und -auftraggeberin sowie PMO-Leiterin war außerdem Vizepräsidentin, Präsidentin und Chair der International Project Management Association, Personalleiterin und Organisationsentwicklerin.
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