Die Aufgaben von Risikomanagement sind: Risikoidentifizierung, Risikobeurteilung, Risikobewältigung und Risikoüberwachung. Die Ziele sind: Chancen und Bedrohungen für das Projekt frühzeitig erkennen und durch Initiierung von Maßnahmen mögliche Schäden abwenden bzw. minimieren. Folgende 6 sind essenziell für ein erfolgreiches Risikomanagement:
1. Risiken offen ansprechen
Risiken dürfen nicht verdrängt werden. Sie sollen offen angesprochen werden. Ebenso die möglichen Konsequenzen. Dabei auch zu berücksichtigen: Risiken können negative Abweichungen (Gefahren) aber auch positive Abweichungen (Chancen) vom Projektziel sein. Sowohl Gefahren als auch Chancen gehören erkannt.
2. Risiken gemeinsam identifizieren
Die Identifizierung von Risiken ist nicht nur die Aufgabe der Projektleitung. Alle Teammitglieder und auch die Projektauftraggeber*innen sollten sich hier einbringen und die Risiken aus ihren Bereichen beleuchten. Analysen von vorangegangenen und anderen ähnlichen gelagerten Projekten können ebenfalls sehr hilfreich sein.
3. Risiken kategorisieren
Eine Hilfestellung zur vollständigen Ermittlung aller Risiken eigens Projektes ist die Aufgliederung der Risiken in Kategorien. Diese Kategorien können beispielsweise sein: technische Risiken, Kostenrisiken, Terminrisiken, Ressourcenrisiken, Qualitätsrisiken, personelle Risiken, rechtliche/vertragliche Risiken u.v.m. Am Ende werden alle Risiken in einer gemeinsamen Risikotabelle schriftlich festgehalten.
4. Risiken bewerten und analysieren
Die identifizierten Risiken gehören hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Beispielsweise in folgende Kategorien: Sehr wahrscheinlich, möglich, möglich bei gewissen Voraussetzungen und unwahrscheinlich. Auch Abstufungen in Prozent-Schritten sind möglich. Weiter gehört eingeschätzt, mit welcher monetären Schadenhöhe zu rechnen ist, wenn die Risiken tatsächlich eintreten. Die Eintrittswahrscheinlichkeit mit dieser geschätzten Schadensumme multipliziert ergibt jenes Budget, das zusätzlich zum eigentlichen Projektbudget als Risikopuffer vorhanden sein sollte.
5. Maßnahmen zur Risikobewältigung planen
Wenn die möglichen Risiken über dem vertretbaren Projektrisiko liegen, sind jedenfalls präventive Maßnahmen zur Risikobewältigung zu planen. Dabei sind folgende Fragestellungen hilfreich: Wie kann man die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren? Wie kann man die Auswirkungen und negativen Konsequenzen reduzieren? Sind die definierten Maßnahmen kostenseitig vertretbar? Die Kosten für risikominimierende Maßnahmen (z.B. die Kosten für eine Versicherung) sind in den Projektkosten – gesondert ausgewiesen – zu berücksichtigen. Eine weitere sinnvolle Maßnahme zur Risikobewältigung kann die Erstellung eines Plans B/Krisenplans sein. Dieser ist im Fall des Falles dann griffbereit fertig, regelt die Vorgehensweise sowie die Zuständigkeiten und ermöglicht ein rasches Handeln. Professionelles Risiko- bzw. Projektmanagement zeichnet sich aber auch dadurch aus, dass Projekte nicht realisiert werden, wenn die Risikoanalyse ergibt, dass die Risiken definitiv zu hoch sind.
6. Risiken überwachen
Die Risiken müssen während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig überprüft werden, b sie noch aktuell sind, ob neue Risiken hinzugekommen sind, ob sich die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder das Risikopotenzial verändert hat. Verantwortlich für diese periodische Überwachung und Steuerung ist die Projektleitung.
Mag. Brigitte Schaden
Brigitte Schaden ist Präsidentin von Projekt Management Austria (pma). Die studierte Versicherungsmathematikerin und Betriebsinformatikerin ist Inhaberin von BSConsulting und als Managementberaterin, Coach, Wirtschaftsmediatorin, Lektorin, tätig. Außerdem ist Brigitte Schaden IPMA® Assessorin, Chair von GAPPS (Global Alliance for the Project Professions), IPMA® Honorary Fellow sowie Vortragende auf Konferenzen in Brasilien, China, Indien, Korea, Südafrika, Australien, Nepal, Panama und in ganz Europa. Die ehemalige IT-Leiterin, Projektmanagerin und -auftraggeberin sowie PMO-Leiterin war außerdem Vizepräsidentin, Präsidentin und Chair der International Project Management Association, Personalleiterin und Organisationsentwicklerin.
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