Projekte sind per Definition risikobehaftete Unterfangen. Konflikte nehmen u.a. aber auch aufgrund zunehmender Verrechtlichung, grenzüberschreitender und komplexerer Projekte mit vielfältigen Beziehungsnetzwerken zu. Sechs Punkte, die helfen Krisen zu vermeiden, zu mildern bzw. professionell zu lösen:
1. Dem Projektstart viel Aufmerksamkeit widmen
Die Startphase ist enorm wichtig. Ein schlechter Start kann kaum mehr aufgeholt werden. Es sollte daher ausreichend Zeit und Budget für den Projektstart eingeplant werden. Leider wird aus Ungeduld, hektischem Aktionismus und falscher Sparsamkeit viel vermasselt. Viele spätere Projektkrisen haben hier ihren Ursprung.
2. Offene Kommunikation pflegen
Keine Angst vor schlechten Nachrichten! Fehler sind in unserer Kultur nach wie vor negativ besetzt und deshalb sagt man „alles im Plan“ oder „das schaffen wir noch“, auch wenn schon alles aus dem Ruder läuft. Zu wenig oder zu späte Kommunikation schränkt aber die Handlungsoptionen ein. Und so wachsen sich oft relativ überschaubare Probleme zu massiven Konflikten oder sogar Krisen aus.
3. Der Krise ins Auge schauen
Nicht wegschauen wenn es „kriselt“! Vielmehr sensibel und frühzeitig reagieren. Denn aktives Konfliktmanagement ist im Projektmanagement das Um und Auf. Deshalb sind Mediationsskills für Projektleiter auch immer wichtiger werdende Zusatzkompetenzen.
4. Projektmediation einplanen
Mediation – die moderierte Konfliktvermittlung zwischen freiwillig am Mediationsprozess teilnehmenden Parteien – ist eine ausgesprochen effiziente und effektive alternative Streitbeilegungsmethode. Sie sollte bereits im Projektauftrag vereinbart und budgetiert werden. Denn wichtig: Präventiv strukturelle Vorkehrungen für den Konfliktfall treffen! So kann im Falle des Falles rasch eine zeitlich begrenzte „Zwischenmediation“ eingelegt werden. Dabei werden einige Mediationssitzungen von einem externen Mediator geleitet und das Projekt gemeinsam wieder auf die richtige Spur gebracht.
5. Mediator*in mit PM-Kenntnissen beauftragen
Bei der Auswahl der Mediator*in sollte darauf geachtet werden, dass die Person auch über Grundkenntnisse im Projektmanagement verfügt. In komplexeren Kontexten ist die Mediation selbst auch als Projekt zu verstehen und ist daher nach den Grundsätzen und Methoden des Projektmanagements zu führen, mit den gleichen Parametern wie z.B. Ziele definieren Vorgehensweise abstimmen, Regeln vereinbaren.
6. Controlling und aktive Steuerung
Veränderungen mit Krisen-/Konfliktpotenzial müssen rasch erkannt werden. Dazu braucht es ein stetiges Projektcontrolling mit Berichtswesen und eine aktive Projektsteuerung, die auf die veränderten Bedingungen dann auch umgehend adäquat reagiert.