Was passiert, wenn Verschieben keine Option ist?

Unter dem Motto "Eventmanagement als Masterclass für Projektmanager*innen" führte Tatjana Hadl, Senior Project Manager & PR bei otago, durch den Abend. Mit rund acht Jahren Erfahrung im Eventmanagement, von Gerstner Catering über die internationale Eventagentur MCI Group bis hin zu otago, brachte sie vielfältige Perspektiven mit. Gleich zu Beginn wurde klar: Eventprojekte sind Projekte unter Extrembedingungen. Die Deadline ist nicht verschiebbar, die Komplexität hoch und es gibt keine zweite Chance in der Live-Situation.

 

Das magische Dreieck kennt bei Events keine Gnade

Anhand des magischen Dreiecks aus Zeit, Kosten und Umfang zeigte Tatjana Hadl, warum Eventmanagement besonders herausfordernd ist: Die Zeitkomponente ist fix, was den gesamten Druck auf Kosten und Qualität verlagert. Mit anschaulichen Beispielen aus der Praxis, von kurzfristigen Budgetkürzungen bis hin zum gefürchteten "Feature Creep" kurz vor dem Event, wurde deutlich, wie schnell sich Änderungen an einer Stellschraube auf das gesamte Projekt auswirken.

 

Stakeholder-Management aus drei Perspektiven

Ein besonderer Mehrwert des Abends war der Perspektivenwechsel beim Thema Stakeholder-Management. Tatjana Hadl beleuchtete die Stakeholder-Landschaft aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln: aus der Sicht des Caterers, der Eventagentur und des Auftraggebers. Die Teilnehmer*innen konnten so nachvollziehen, wie unterschiedlich die Interessen, Abhängigkeiten und Kommunikationsanforderungen je nach Rolle ausfallen und wie wichtig es ist, sich in die verschiedenen Positionen hineinzudenken.

 

Krisenfestigkeit als Kernkompetenz

Krisen sind im Eventmanagement kein Ausnahmefall, sondern Teil des Systems: Dieser Grundsatz zog sich durch den gesamten Abend. Die vier Prinzipien der Krisenfestigkeit, Vorbereitung statt Perfektion, Klarheit in Rollen und Entscheidungen, konsequente Kommunikation sowie Ruhe und Priorisierung im Ernstfall, lieferten den Teilnehmer*innen konkrete Ansätze für den eigenen Projektalltag.

 

Case Study: Der otago summit

Als Praxisbeispiel diente der otago summit, die hauseigene Konferenz von otago mit rund 200 Teilnehmer*innen, zwei Bühnen und 16 Speaker*innen. Tatjana Hadl zeigte die gesamte Entwicklung von der ersten Idee im Jahr 2022 bis zur dritten Ausgabe 2025, inklusive Locationwechsel, Sponsoring-Aufbau und Marketing-Kampagnen. Konkrete Einblicke in die Planungstools und in Momente, in denen Improvisation gefragt war, brachten die Theorie in die Praxis.

 

Feedback und persönliche Cheat-Codes

Den Abschluss bildeten Tatjanas persönliche Learnings für den PM-Alltag: das Function Sheet als zentrale Projektdokumentation, Vertrauen statt Micromanagement, der Mut zur Delegation und eine offene Feedbackkultur. Im anschließenden Networking bei Wraps und Getränken – unter anderem dem hauseigenen otago Bier – wurde der Austausch vertieft.

Das Feedback der Teilnehmer*innen spricht für sich: Sowohl die fachlichen Inhalte als auch Atmosphäre und Rahmenprogramm wurden durchweg sehr positiv bewertet  – besonders hervorgehoben wurden die praxisnahen Takeaways.