Alle Mann an Bord! Sicherheit auf hoher See
Eventmanagement auf einer Yacht ist schwierig, spannend, aber auch flexibel und differenziert sich vom klassischen Projektmanagement, ist Kathrin König überzeugt. Zu Beginn wurden die Teilnehmer*innen dazu eingeladen, ein gemeinsames Brainstorming zu machen: Welche Komponenten spielen insbesondere bei Eventmanagement auf hoher See eine wichtige Rolle? Die Antworten fielen sehr unterschiedlich aus und reichten von Wetterbedingungen, technischem Gebrechen über Improvisationsgeschick und Nervenstärke bis hin zu Marketing. Sicherheit, die durch gutes Teamwork gewährleistet wird, ist jedoch das höchste Gebot auf der Yacht.
Anders als im klassischen Projektmanagement spricht man auch nicht von Agilität, das Eventmanagement ist in diesem Fall fristgebunden, wie anhand der sogenannten „Pre Season Sailing Week“ (PSSW) erläutert wurde.
Das bilinguale Event findet bereits das sechste Jahr in Folge statt. Skipper, Hosts und Hostessen sowie Köche und Köchinnen können dort ihr Wissen auffrischen. Während ein Teil der Leute ein Training absolviert, genießt ein anderer Teil seinen Urlaub. Die Gäste setzen sich international zusammen und es gibt kanadische, mexikanische und spanische Skipper.
Steps für ein erfolgreiches Event
Die Initiierung des Events beinhaltet Prozessfestlegung, Kostenplanung sowie Überwachung und Steuerung. Das unterliegt natürlich einem Projektplan. Kostenmanagement spielt bei der PSSW eine wichtige Rolle: Fixkosten und variable Kosten werden mit Hilfe von Budgettöpfen eingeschätzt.
Mit der Planung des Events gehen Qualitätsmanagement und Zeitmanagement einher. „Das Wetter macht dem Zeitmanagement oft einen Strich durch die Rechnung“, hebt Kathrin König hervor. Aus diesem Grund steht die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikobewältigung und -verfolgung im Vordergrund. Kommunikation innerhalb des Teams ist zur Vermeidung von Risiken, oder um beispielsweise auf kurzfristige Routenänderungen flexibel reagieren zu können, besonders wichtig. Weitere wichtige Punkte, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen, sind das Personal- und das Beschaffungsmanagement (zB Lieferantenauswahl, Verfügbarkeit von Lebensmitteln für Proviant, ...).
Wie auch aus dem klassischen Projektmanagement bekannt, folgt schließlich die Nachprojektphase, in welcher Dokumentationen, Berichte, Bewertungen und Feedback zu bestimmten Lehreinheiten eine Rolle spielen. Die Qualität der PSSW zeichnet sich dadurch aus, dass die Teilnehmer*innen letztendlich sagen können: „Ich hab´ etwas gelernt“.
Hallo Fernweh!
Abschließend fand eine Fragen- und Diskussionsrunde statt, bei der sich die pma young crew sehr interessiert zeigte. Im Networking-Teil ließen die Teilnehmer*innen den Abend mit dem Gefühl von Fernweh ausklingen.