Kapsch zählt zu den erfolgreichsten Technologieunternehmen Österreichs mit globaler Bedeutung in den Zukunftsmärkten Intelligent Transportation Systems (ITS), Railway und Public Operator Telecommunications sowie Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT). Zur Kapsch Group mit Sitz in Wien zählen die drei Schlüsselgesellschaften Kapsch TrafficCom, CarrierCom und BusinessCom. Die Unternehmen der Kapsch Group beschäftigen weltweit rund 5.000 Mitarbeiter*innen.

 

Einblicke in das PMO

Nach einer kurzen Vorstellung der Gastgeber und gemeinsamen Kennenlernens wurde gleich gestartet. Johannes Groiß, Stabstellenleiter des PMO, gab Einblicke in die Entstehung und Organisation des Kapsch Project Management Office (PMO). Basierend auf IPMA® Standards hat es Kapsch geschafft, eigene Standards, welche optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind, zu entwickeln. Diese sind im sogenannten Vorgehensmodell Kapsch (VMK) festgehalten und werden vom gesamten Team eingehalten. Außerdem nutzt Kapsch einige Tools aus ihrem hauseigenen „Werkzeugkoffer“, um die Qualität und Nachvollziehbarkeit im Projekt zu gewährleisten. Ein Beispiel hierfür ist der Wissenstransfer der Lessons Learned. Am Ende jedes Projektes werden die Erfahrungen, Herausforderungen etc. festgehalten und vor Projektstart mit dem Projektmanager bzw. der Projektmanagerin des zukünftigen Projektes besprochen. Dies hilft, aus vergangenen Projekten zu lernen und sich stets weiterzuentwickeln und zu verbessern. Ein weiterer wichtiger Tipp sind PM Basic Checks. Unabhängig der Projektgröße gibt es gewisse Punkte, welche in jedem Projekt abgehakt werden müssen. Projektmanager*innen müssen sicherstellen, dass diese Inhalte vorhanden sind und müssen dies ggf. jederzeit nachweisen können. Auch dadurch wird die Qualität der Projekte gewährleistet.

 

Vom Projektauftrag zum Projektergebnis –Hands-On-Übung mit Lego

Im Anschluss durfte man selbst Hand anlegen und es an einer praktischen Übung versuchen. Die Teilnehmer*innen wurden in drei gleich große Teams geteilt und erhielten unterschiedliche Projektrollen (Projektauftraggeber*in, Projektmanager*in, Bauherr*in, Architekt*in). Die Projektauftraggeber*innen hatten fünf Minuten Zeit um ihre Vorstellungen eines Hauses (also des gewünschten Projektinhaltes) an die Projektmanager*innen zu kommunizieren. Diese gaben das Briefing an ihr Projektteam, in dem Fall Bauherr*in und Architekt*in weiter. Das Team hatte nun die Aufgabe, das gewünschte Bauvorhaben mit Legosteinen zu fertigen.

Leider, oder zum Glück (weil: an Herausforderungen wächst man), standen die Projektauftraggeber*innen für Rückfragen nicht zur Verfügung, es waren zu wenige Rohstoffe erhältlich und die vorhandene Information war durchaus dürftig.

Am Ende hatten alle Teams ein solides Haus gebaut, manchmal mehr, manchmal weniger laut Vorgaben des Kunden. Diese Übung hat Einblicke verschafft, mit welchen Herausforderungen man in einem Projekt zu kämpfen haben kann. Sei es, dass die Auftraggeber*innen entweder selbst nicht so recht wissen, was sie möchten, oder (zu) wenige Informationen weitergeben, weil in ihren Augen ohnehin alles „logisch und selbstverständlich“ ist, mangelnde Ressourcen oder schlichtweg Schwierigkeiten in der Kommunikation. Dennoch wurden die Projektziele erreicht, Projektauftraggeber*innen wurden glücklich gestimmt und die Teams konnten stolz ihre Werke betrachten.

 

Projektmanagement allein reicht nicht aus

Eine sehr einprägsame Beschreibung der Tätigkeiten von Projektmanager*innen gab Annemarie Rauter. Sie erklärte, dass PMs neben den offensichtlichen Aufgaben und Tätigkeitsbereichen zusätzlich noch weitere Rollen innehaben:

  • Feuerwehr – immer zur Stelle, wenn es „brennt“
  • Leuchtturm – wegweisend und beruhigender Fels in der Brandung
  • Kindergartenbetreuer*in – Anlaufstelle für jegliche „Wehwehchen“

Projektsteuerung als übergreifendes Organisationselement und Kommunikationsdrehscheibe vom Projektstart bis zum Abschluss: Ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist Qualität – unter anderem in der Prozessdefinition, in der laufenden Kommunikationsverbesserung, in den Schulungen und im Agieren der beteiligten Mitarbeiter*innen welche durch entsprechende Maßnahmen hergestellt und dauerhaft gesichert werden muss.

 

Nachts im Museum

Ein weiteres Highlight erwartete die pma young crew als Abschluss des Events. Kapsch lud ein, einen Blick in das 2015 gegründete Kapsch Corporate Museum zu werfen. Auf 260 Quadratmetern werden am Firmensitz der Kapsch Group im 12. Wiener Gemeindebezirk über 50 Exponate, vom Telegrafen und Radio bis hin zu innovativen Entwicklungen im Zug- und Flugfunk, sowie intelligenter Verkehrssysteme, aus der langen Firmenhistorie präsentiert.

Der perfekte Abschluss eines spannenden und informativen Abends!