Beim 2. pma quarterly unter dem Titel „Project Governance – Traum und Wirklichkeit?“ wurde eine explorative Studie über aktuelle Projekt- und Programmstrukturen aus der D-A-CH Region präsentiert. Die Vortragenden der trinationalen Fachgruppe "PM goes boardroom" gaben einen spannenden Einblick in die Ergebnisse. Anhand von Mentimeter-Umfragen konnten die Teilnehmer*innen ihre eigenen Projektrollen (Bild 2), Assoziationen mit dem Begriff Projektauftraggeber (Bild 3) sowie den Reifegrad der Lenkungsausschüsse innerhalb ihrer Organisation (Bild 4) teilen bzw. einschätzen.
„Schwer erreichbar“ war eine der genannten Assoziationen in der Word Cloud. Dieses Ergebnis unterstreicht auch die Forschungsgruppe, indem sie anmerkt, dass die Auftraggeber oft Gesamtverantwortliche eines Unternehmens oder einer Sparte sind, bei denen die Projektauftraggeberschaft eine Aufgabe von vielen ist. Die benötigten (Wunsch-)Kompetenzen und Kenntnisse sind laut Einschätzung der Experten breit gestreut: Grundlegende Kenntnisse in den Kompetenzbereichen der ICB4 „People“, „Project“ und „Perspective" sowie Kenntnisse im Bereich Leadership und People Management.
Die Forschungsgruppe und das Studiendesign
Seit ihrer Gründung im Jahr 2014 arbeitet die länderübergreifende Fachgruppe an der Erforschung des Verhältnisses zwischen Projektmanagement und Top-Management. In den letzten Jahren galt ihr besonderes Interesse den Governance-Rollen Projektauftraggeber*in (PAG) und Lenkungsausschuss (LA). Ziel der Fachgruppe ist es, die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagement und General Management zu verbessern. Das Ziel der Studie war es, die gelebte Praxis von PAG und LA aufzuzeigen sowie den Einfluss für den Projekterfolg zu verdeutlichen. Zuletzt präsentierte die Fachgruppe ihre Ergebnisse der pma Community beim 3. pma quarterly 2018. Weitere Informationen zur Fachgruppe finden Sie auch hier.
Die Stichprobengröße der Studie besteht aus 144 Teilnehmer*innen, die zu rund 75% Projekte und zu 25% Programme repräsentieren. Inhaltlich war es hauptsächlich eine bunte Mischung aus IT, Produktentwicklung und Bau.
Die spannendsten Studienergebnisse auf einen Blick
Die Kommunikation mit den PAG/ LA erfolgt typischerweise einmal im Monat. Je höher der PAG in der Hierarchie, desto seltener gibt es die Treffen aber in der Regel. Dennoch schaffen es manche Projektleiter*innen sogar wöchentlich oder mehrmals pro Woche Treffen mit ihren Projektauftraggeber*innen abzuhalten.
Rund zwei Drittel aller Projekte haben auch einen Projektlenkungsausschuss, also mehr als nur einen PAG. Lenkungsausschüsse sind in Programmen weiter verbreitet als in Projekten und bestehen durchschnittlich aus 4-8 Mitgliedern. Vor allem in Kundenprojekten erfolgt die Besetzung oft mit unterschiedlichen Stakeholdern, wie Kunden, Lieferanten oder anderen Kooperationspartnern.
Die Frage nach den Tätigkeiten eines Lenkungsausschusses zeigte einige spannende „Ungereimtheiten“. Vor allem die sehr unterschiedliche Verteilung von Entscheidungsbefugnis und Verantwortung: 73 % der LA-Mitglieder entscheiden mit, aber nur 33 % tragen Verantwortung. Ein Drittel der Verantwortlichen kann gar nicht mitentscheiden. Diese Tatsachen bergen laut Christian Rudischer Potential für Dysfunktionalität in Lenkungsausschüssen. Den vollständigen Ergebnisbericht der Studie finden Sie hier.
Weiterführende Literatur zum Thema Projektauftraggeber*innen bietet auch „A Guiding Framework for Project Sponsors" von GAPPS.
Vergleichen und optimieren
Im letzten Teil des Vortrags präsentierte Rüdiger Geist ein von der Fachgruppe entwickeltes Benchmark-Tool, mit dem der Reifegrad der eigenen Organisation in Bezug auf die Ausübung der Project-Governance Rollen bewertet und verglichen werden kann. Aus dem Ergebnis können dann Entwicklungsfelder identifiziert werden.
Der Vortrag endete mit dem Aufruf auch die eigene Organisation im Benchmark-Tool zu testen, denn je mehr Ergebnisse das Tool in seine Analyse miteinbeziehen kann, desto repräsentativer wird die Gesamtauswertung.
Eine spannende und relativ lange Diskussion im Anschluss zeigte, dass das Thema noch viel Gesprächsbedarf hergibt. Knappes Fazit des Abends ist laut Vortragenden, dass ein Lenkungsausschuss trotz klingendem Namen nicht immer lenkt. 😉