Die Gäste der Veranstaltung erfuhren, wie durch innovativen Wissenstransfer Erfolge im Projektmanagement wiederholt und zukünftige Fehler vermieden werden können. Wissenstransfer ist unumgänglich, wenn man die Unternehmenseffizienz entlang der Wertschöpfungskette steigern möchte.

 

Digitalisiertes Wissen

Im Rahmen ihrer Doktorarbeit und in Zusammenarbeit mit der Uni Innsbruck erforschte und validierte Vanessa Salm ein neues Konzept für digitales Wissensmanagement: Wissensfaktor5. Das Ergebnis ist eine fünfdimensionale Wissensmanagement-Analyse, die die digitale Transformation von Offline-Wissensmanagement zu gänzlich digitalisiertem Wissensmanagement in fünf Phasen ermöglicht. Die Analyse hilft Methoden zu erarbeiten und Potenziale sichtbar zu machen, die das Unternehmen dabei unterstützen, Wissenstransfer zu digitalisieren und für alle zugänglich zu machen. Darüber hinaus erlaubt es die Methode auch den Wissenstransfer messbar zu machen und mit den Unternehmenskennzahlen zu verknüpfen.

 

Lessons Learned nutzbar machen

Lessons Learned sind fixer Bestandteil von professionellem Projektmanagement. Aber jede*r Projektbeteiligte weiß nur zu gut, dass diese zwar in den meisten Fällen festgehalten werden, viel zu oft aber in einer Schublade verschwinden und nicht genug genutzt werden. Expertin Vanessa Salm zeigte im Vortrag auf, wie man Lessons Learnd so gestalten und einsetzen kann, dass man auch wirklich einen Nutzen für das nächste Projekt daraus ziehen kann und warum die Digitalisierung an dieser Stelle ein wichtiger Faktor ist. Einen großen Einfluss auf die Umsetzung von Lessons Learned hat beispielsweise die Unternehmenskultur: Mitarbeiter*innen sollen ihr Wissen gerne teilen. In der Praxis wurde das zum Beispiel mit einem Ideen-Award umgesetzt. Idealerweise fordern Unternehmen das Wissen von den Mitarbeiter*innen aktiv ein. Diese Art der Wissenssammlung wird in vielen Unternehmen, die erfolgreiches Knowledge-Management betreiben, bereits verpflichtend durchgeführt und auch überprüft. Im Gegenzug dazu wird das gesammelte Wissen den Mitarbeiter*innen dann auch proaktiv für die jeweilige Situation zur Verfügung gestellt.

 

Brainstorming beim letzten quarterly

Der Vortrag selbst war in drei Teile getrennt. Im ersten Teil wurden die Ergebnisse präsentiert, die beim pma quarterly im September 2021 in einem Workshop zum Thema „Wissensmanagement im Projektmanagement“ erarbeitet wurden. Die fünf Fragen, die damals gestellt wurden, waren:

  1. Was ist kritisches Wissen im Projektmanagement?
  2. Mit welchen Methoden kann man dieses Wissen externalisieren?
  3. Zu welchem Zeitpunkt muss das Wissen externalisiert (aus den Köpfen der Mitarbeiter*innen) werden?
  4. Welche Strukturen gibt es, um dieses Wissen in weiterer Folge zu sichern?
  5. Wann muss das Wissen wieder zu den Projektteam-Mitgliedern transferiert werden, damit es einen Mehrwert hat?

 

Aufschlussreiche Ergebnispräsentation

Kritisches Wissen beinhaltet zum Beispiel Projektmanagement-Standards, Guidelines und Methoden. Darüber hinaus gibt es aber auch projektspezifisches Wissen, Erfolgsfaktoren und Best Practices oder Lessons Learned, die im Idealfall auch Risiken und Maßnahmen repräsentieren. Weitere Wissensbereiche, die identifiziert wurden, waren Kundenwissen, Lieferantenwissen oder informelles Wissen. Die Teilnehmer*innen des Workshops nannten zum Beispiel Storytelling, Meeting Notes, Workshops oder Reviews und Projektdokumentationen nach Projektphasen als Methoden zur Externalisierung von Wissen. Auch externe Methoden wie Blogs, Podcast, Vorträge oder der Austausch mit anderen Projektmitgliedern wurden erwähnt. Der beste Zeitpunkt zur Sicherung des Wissens ist laut Ergebnissen des Workshops klar nach jeder Projektphase, nach dem Risiko-Monitoring, nach Abschluss von Arbeitspaketen, nach Erreichung von Meilensteinen und natürlich am Projektende angesiedelt. Als Möglichkeiten der Strukturierung werden Metadaten nach unterschiedlichen Kategorien geordnet. Im Workshop wurden folgende Kategorien erarbeitet: Projekttyp (Analyseprojekt vs. Entwicklungsprojekt), Projektkategorie, Projektmethode (Wasserfall vs. Agile), Projektphase, Projektverantwortliche*r, der Markt und schließlich die Art des Wissenszugangs (intern vs. extern). Schlussendlich wurde noch die Frage geklärt, wann der beste Zeitpunkt ist, das Wissen den Mitarbeiter*innen wieder zur Verfügung zu stellen: Hier identifizierte man dieselben Phasen wie bei der Externalisierung, mit dem Unterschied, dass das Wissen natürlich vor einer Phase zur Verfügung gestellt werden muss, damit die Anwendung der Lessons Learned auch Sinn hat.

 

Vom Knowledge Management zum Projektmanagement

Im Fokus des Wissenstransfers des von Vanessa Salm genannten Modells „from KM to PM“ standen neben der Wissensart (Best Practices und Lessons Learned) vor allem Guidelines, PM-Standards und Projektwissen. Die Expertin empfiehlt Best Practice und Lessons Learnd nach den jeweiligen Projektphasen als Methoden der Wissenssicherung anzuwenden. In der Praxis macht es darüber hinaus Sinn das Wissen auch am Projektende zu sichern, weil beispielsweise im Falle der Externalisierung nach Arbeitspaketen oder Meilensteinen das Wissen oft schwer auf andere Projekte zu skalieren ist. Zur Identifikation der Daten dienen hauptsächlich der Projekttyp, Projektkategorie, Projektmethode und Projektphase. Als Empfehlung für den Zeitpunkt des Wissenstransfers empfiehlt die Expertin jedenfalls vor dem Projektstart bzw. vor den einzelnen Projektphasen.

 

Professionelles Wissensmanagement in der Praxis

Im letzten Teil der Präsentation gewährte Vanessa Salm exklusive Einblicke in die Knowledge World, das Wissensmanagement-Tool der Porsche Holding und Porsche Informatik. Hier wurde gezeigt wie Projektmanagement-Wissen beim großen Automobil-Hersteller gesichert und auch wieder geteilt wird. In der Porsche Holding gibt es beispielsweise fixe Wissensmanagement-Prozesse, bei denen mittels Pull-Strategie das Wissen von den Mitarbeiter*innen eingefordert wird. Diese Prozesse werden intern auch vom Qualitätsmanagement überprüft. Zugespielt wird das Wissen dann zum richtigen Zeitpunkt mittels Push-Strategie an alle Mitarbeiter*innen, die es zu dem Zeitpunkt benötigen. Auch hier überprüft das Qualitätsmanagement, ob die betroffenen Mitarbeiter*innen die Informationen gelesen und angewendet haben.

 

In fünf Schritten zum Wissensmanagement

Die interessierten Gästen erhielten von der Vortragenden auch noch fünf generelle Tipps, wie man Wissensmanagement im Unternehmen einführen kann:

  1. Im ersten Schritt muss vorhandenes Wissen in kleinen „Knowledge Nuggets“ mit Videos, Bildern, etc. digitalisiert werden. Als seitenlanges PDF ist es niemandem von Nutzen.
  2. Wenn es das Budget erlaubt, kann man daraus eine digitale Trainingsplattform für PM-Wissen erstellen. Das Wissen kann zum Beispiel in Form von Microlearnings (nicht länger als 3 Minuten) zur Verfügung gestellt werden.
  3. PM-Wissen sollte digital auffindbar gemacht werden: In Form von FAQs, einer Wissens-Community oder indem man den Kontakt zu PM-Expert*innen angibt.
  4. Unternehmen sollten das Wissen von Mitarbeiter*innen aktiv einfordern. Hier kann man beispielsweise auf kreative Konzepte wie einen Ideen-Contest oder Co-Creation zurückgreifen.
  5. Erfahrungen aus der Praxis nutzen: Aus Fehlern Lessons Learned generieren und in Best Practices transferieren. Daraus kann im Idealfall ein neuer PM-Standard für das Unternehmen entwickelt werden.

 

Pandemiekonformes Netzwerken

Zum Abschluss des Abends konnten die Gäste noch in gemütlicher Atmosphäre Netzwerken und die prächtige Aussicht auf die nächtliche Stadt genießen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurde die Veranstaltung mit erhöhten Sicherheitsmaßnahmen durchgeführt. 2G+, fix vergebene Sitzplätze, Maskenpflicht während der gesamten Veranstaltung, mit der Ausnahme während der Konsumation von Getränken und Speisen am Sitzplatz, sowie die Einhaltung der Hygieneregeln, wie Händedesinfektion oder das Vermeiden von Gruppenbildung, waren unter anderem Teil der Vorkehrungen, die die Gäste einhalten mussten. Positiver Nebenaspekt der Sitzplatzzuweisung war, dass man mit pma Mitgliedern, die man eventuell noch nicht kennt ins Gespräch kommt und neue Kontakte knüpfen konnte. Die Maßnahmen wurden gut eingehalten, erlaubten sie doch nach langer Zeit wieder einen Austausch von Angesicht zu Angesicht.

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