Was macht das Umweltbundesamt?
Die Umweltbundesamt GmbH, Österreichs bedeutendste Expert*innen-Institution für Umwelt, und einer der führenden Umweltberater in Europa steht seit mehr als 35 Jahren für Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft zur Sicherung nachhaltiger Lebensbedingungen. Die Expert*innen der Umweltbundesamt GmbH erstellen in interdisziplinären Projekten und Arbeitsgruppen wichtige Entscheidungsgrundlagen an der Schnittstelle zwischen Umwelt, Wirtschaft und Gesellschaft. Die vier zentralen Themenfelder des Umweltbundesamtes sind:
- Klima: Entwicklung umweltschonender Wirtschaftsformen
- Kreislaufwirtschaft: Ökologisch nachhaltige Verfahren, Produktion, Recyclingprozesse
- Biodiversität: Schutz der biologischen Vielfalt zur Sicherung der Lebensgrundlagen
- Schadstofffreie Zukunft: Schutz von Mensch und Umwelt vor Schadstoffen
Einen weiteren Schwerpunkt stellen Digitalisierung, Dialog & Innovation dar, welcher aber die anderen vier Themenfelder unterstützen.
Hard Facts
Im Unternehmen sind mehr als 600 Expert*innen beschäftigt, über 50% davon sind Frauen. Sie arbeiten in Projekten in mehr als 55 Disziplinen, in 60 Ländern und in 20 Sprachen und 2018 wurden mehr als 58 Millionen Euro Umsatz erzielt (inklusive Basisfinanzierung des Bundes). Davon entfielen 46,7 Millionen Euro auf nationale und 11,5 Millionen Euro auf internationale Projekte.
Und dann kam Covid-19
Covid-19 und Kurzarbeit haben die Rahmenbedingungen des Unternehmens und aller Projekte plötzlich und fundamental geändert. Folgende Lessons Learned konnte das Umweltbundesamt aus dieser intensiven und lehrreichen Zeit mitnehmen:
1. Die digitale Transformation hat stattgefunden
Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase hat die digitale Zusammenarbeit zwischen allen Parteien reibungslos funktioniert. Die Wahl der Kommunikationstools hatte eine Learning curve und man fand nach und nach die bevorzugten Werkzeuge, um zu kommunizieren. COVID-19 hat auch hier als Digitalisierungsturbo fungiert und wird durch die erzwungene digitale Transformation die Zusammenarbeit in zukünftigen Projekten nachhaltig verändern.
2. Die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit
„Flexiblere Arbeitszeiten dank Home Office und effizientere und kürzere Meetings“, so Michael Sutter waren die wichtigsten Vorteile, die er in der Heimarbeit und den digitalen Meetings sieht. Auch die soziale Interaktion konnte online weiterhin stattfinden und wurde „bewusster“ in die Agenda integriert.
3. Die Krise nützen
Das Umweltbundesamt nutze die Krise als Chance und konnte PM-Standards, zum Beispiel monatliche Projektstatusreports, bewusst während des Lock-downs einführen. Im Zuge der ständigen Neubewertungen der Pandemieentwicklung wurde diese Einführung schnell akzeptiert. Die „Flexibilität der Notwendigkeit“ führte auch dazu, dass Projekte mit externen Auftraggebern verhandelbar wurden. „Die Initiative ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg. Man muss den Projektauftraggebern konkret kommunizieren, was notwendig ist, um die Projektziele weiterhin zu erreichen“, so Michael Sutter.
4. Unterstützung aktiv planen
Das Umweltbundesamt unterstützte seine Mitarbeiter*innen auch durch interne PM Coachings und Mentoring-Programme, führte zu Beginn der Krise enger getaktete Jour Fixes ein und startete Yammer Gruppen zu PM-Themen. „Mitarbeiter*innen müssen aber auch aktiv zurückgenommen werden, um weniger zu arbeiten, wenn sie in Kurzarbeit sind und die Team-Mitglieder, die nicht auf Kurzarbeit waren, haben kurzfristig eine höhere Arbeitsbelastung, indem sie Aufgaben von abwesenden Kolleg*innen abfangen mussten. Hier bedarf es einer konsequenten Führung von oben.“ so Sutter.
Fazit
Am Ende des 45-minütigen Vortrags konnten die Teilnehmer*innen noch ausgiebig Fragen zum Projektmanagement im Umweltbundesamt und den während der Corona-Pandemie aufgezeigten Lessons Learned stellen. Die Gäste waren sich am Ende einig: "Inhaltich einer der besten Vorträge seit langem - schade, dass wir nicht auch offline networken können." Details zu den Inhalten des Vortrags können Sie in der Präsentation nachlesen.