Das 3. pma quarterly fand in Hannahs Speisesaal, im „Ministerien-Viertel“ bei der Vorderen Zollamtsstraße statt. Im Anschluss des Vortags konnten die Event-Teilnehmer*innen dort das Konzept einer echten Kantine inklusive Essensausgabe wiederaufleben und den lauen Abend mit Networking bei kühlen Getränken ausklingen lassen. Vortragender Christian Böhm, Generalsekretär der S+B Gruppe AG, brachte den Teilnehmer*innen das etwas komplexe Thema Controlling im klingenden Vortrag „Buchhaltung und Projektmanagement: Eine Tragödie in unendlich vielen Akten“ näher. In seinem kurzweiligen und interaktiven Vortrag erklärte Böhm den Gästen die Dos and Don’ts des Projektcontrollings und vermittelte mit viel Humor die Wichtigkeit dieser Disziplin.

 

Aufgabenaufteilung: Theorie vs. Praxis

Was in der Theorie einfach klingt, funktioniert in der Praxis oft nicht oder wird ganz anders durchgeführt, als es eigentlich sinnvoll wäre. In der Theorie gibt nämlich das Unternehmenscontrolling Kalkulationsrichtlinien vor, legt Strukturen für Projektberichte fest und hinterfragt Ursachen von kritischen Abweichungen. Außerdem bietet das Controlling betriebswirtschaftliche Beratung an und stellt Daten aus dem Rechnungswesen zur Verfügung. Das Projektmanagement hingegen ist für die Planung des gesamten Projekts - inklusive des Budgets verantwortlich, führt Projekt(kosten)controlling durch, interpretiert Projektabweichungen und holt betriebswirtschaftliche Beratung ein. In der Praxis ergibt sich laut Böhm im Projektcontrolling aber regelmäßig ein anderes Bild: Leistungen, Termine und Ressourcen liegen klarerweise beim Projektmanagement. Kosten und Finanzen sind oft dem Unternehmenscontrolling vorbehalten. Eine Arbeitsteilung, die viele Projektmanager*innen als Entlastung gerne annehmen. Diese Teilung macht es für die Geschäftsführung allerdings oft schwer einen Überblick über den Projekterfolg zu erhalten. Denn nur die Projektmanager*innen können die im Projekt angefallenen und geplanten Kosten innerhalb des Projektkontexts bewerten und interpretieren. Projekt(kosten)controlling sollte daher immer eine Aufgabe des Projektmanagements sein, das Unternehmenscontrolling nur unterstützend helfen.

 

Kaufmännische Kompetenzen im Projektmanagement

Projekte erfolgreich zu leiten erfordert, dass auch die Projektleitung über kaufmännische Kompetenz verfügt. Der Experte empfiehlt aber dennoch Projekt(kosten)controlling so einfach wie möglich zu halten. Denn selbst wenn die Projektleitung über das notwendige Fachwissen verfügt, verstehen nicht alle Interessensgruppen komplexe KPIs (Key-Performance-Indicator). Nicht alle Stakeholder haben einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund. Zentrale Begriffe (Kostenart vs. Kostenträger vs. Kostenstelle; Fremdkosten vs. Eigenkosten; Personalkosten auch bei internen Projekten berücksichtigen, usw.) sollten im Projektmanagement zur Sicherheit auch nochmal geklärt werden, um ein gemeinsames Verständnis für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Am Ende des Vortrags gab es noch praxisnahe Einblicke mit einem Excel-Sheet aus dem Kostencontrolling der S+B Gruppe, das echt Zahlungsströme darstellte und den Anwesenden anschaulich darstellte, wie ein zentralisiertes Best Practice für Kostencontrolling aussehen kann. Der Vortrag endete mit dem Aufruf von Christian Böhm, dass er für Fragen zu professionellem Projektcontrolling jederzeit zur Verfügung stehe. Wenn Sie also Probleme oder Fragen in diesem Bereich haben, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, wir leiten die Anfrage weiter.