Professionelles, nachhaltiges Projektmanagement beinhaltet viel mehr als die Fertigstellung und Umsetzung des Auftrags. Der letzte Projektmanagementschritt, der Projektabschluss, ist ebenso bedeutend wie alle anderen Teilprozesse davor und sollte nicht nur beiläufig erfolgen. Fünf Tipps für einen professionellen Projektabschluss:
1. Projektabschluss planen
Alles hat ein Ende. Auch ein Projekt. Und wie alle Teilprozesse im Projektmanagement ist der Projektabschluss bewusst von der Projektleitung einzuplanen und zu steuern. Denn es gibt in der Endphase noch viel zu tun und die Nachprojektphase ist zu organisieren. To-Do-Listen für die abschließenden Arbeiten und die Festlegung von Zuständigkeiten helfen auch nach der Projekt-Fertigstellung diszipliniert und effizient weiterzuarbeiten.
2. Evaluierungen durchführen
Im Projektabschlussprozess werden das Projekt und das Projektteam einer Evaluierung unterzogen. Evaluierungskriterien sind sowohl inhaltliche Kriterien wie Leistungserfüllung, Erfüllung von Zusatzzielen, Einhaltung von Terminen- und Kostenzielen, als auch prozessbezogene Kriterien wie Qualität der Projektteamarbeit und die Beziehungen zu den relevanten Umwelten. Die Beurteilung der Leistungen kann in Einzelgesprächen, Gruppengesprächen, Sitzungen, Workshops erfolgen. Folgende schriftlichen und/oder mündlichen Methoden können z.B. zur Leistungsbeurteilung eingesetzt werden: Reflexion, Feedback, Fragebögen und Stimmungsbarometer. Die Beurteilungen können auch zur Auszahlung von Projektprämien führen.
3. Projektabnahme organisieren
Ein wichtiges Ziel des Projektabschlusses ist die Abnahme durch die Projektauftraggeber*in. Dafür ist ein schriftlicher Projektabschlussbericht zu erstellen. Inhalte des Projektabschlussberichts sind die Darstellung der Projektergebnisse, die Beurteilung der Realisierung der Projektziele und die Reflexion der Projekterfahrungen in Bezug auf die einzelnen Projektphasen und die Projektumweltbeziehungen. Die „As-is“-Projektmanagement-Dokumentation (die letztgültige Version des Projekthandbuchs mit den aktualisierten Projektplänen per Stichtag Projektende) stellt eine Anlage des Projektabschlussberichts dar. Mit der formalen Abnahme des Abschlussberichts durch die Projektauftraggeber*in erfolgt auch die offizielle Entlastung der Projektleitung. Deshalb ist die Abnahme schriftlich, in Form eines Abschlussprotokolls, festzuhalten und zu dokumentieren.
4. Projektabschluss feiern
Die Ressourcen für den Projektabschluss sollten bereits zu Projektbeginn eingeplant werden. Darin enthalten sollte auch Budget für einen Abschluss-Event sein, der nach dem formalen Projektabschluss durchgeführt wird. Teilnehmer*innen: Jedenfalls das Projektteam, die Projektleitung und Projektauftraggeber*in. Häufig auch die Mitglieder des Lenkungsausschusses, wichtige Lieferanten und Kunden. Ziel der Veranstaltung: Offizielle Anerkennung der geleisteten Arbeit durch entsprechende Dankesworte von Projektleitung und Projektauftraggeber*in, um neben dem formalen auch ein emotionales Projektende zu setzen. Programm und Location der Abschluss-Veranstaltung sollte dem Projektumfang angepasst sein (vom Umtrunk, über einen gemeinsamen Lunch bis hin zur Big-Party reicht das Spektrum), Wünsche und Befindlichkeiten des Projektteams sind aber ebenfalls zu berücksichtigen. Denn das wichtigste bei der Abschlussveranstaltung ist die gemeinsame Freude.
5. Wissenstransfer sichern
Die Weiterleitung des im Projekt gewonnen Know-hows in die Stammorganisation zählt zu den wichtigsten und schwierigsten Abschlussarbeiten. Denn es muss gewährleistet werden, dass nicht nur das jeweilige Projektteam sein Wissen vergrößert, sondern dass die Erkenntnisse dem gesamten Unternehmen/der gesamten Organisation zu Gute kommen. Entsprechende Methoden zur Wissensweitergabe sind von der Projektleitung bzw. der Organisation bereits während des Projekts aufzubauen und anzuwenden (z.B. Projektdatenbanken, Erfahrungsaustausch-Workshops, Archivierung), am Projektende erfolgt jedoch naturgemäß eine Intensivierung des Wissenstransfers. Siehe dazu auch pma Tipp – Organisatorisches Lernen: Wie gelingt Wissensweitergabe im Projektmanagement?
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pma Redaktion
Die pma Redaktion besteht aus Expert*innen im Projektmanagement, die für Projekt Management Austria arbeiten.
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