Vom Auftraggeber-Meeting über Projektstatus-Meetings bis zu Arbeits-Meetings – Besprechungen sind wichtig im Projektmanagement. Das grundsätzliche Ziel dabei: Austausch, um gemeinsam weiterzukommen. Aber wie hält man Meetings effizient und effektiv? Fünf Tipps für eine professionelle Besprechungskultur:

1. Erwartungshaltungen abklären und Regeln vereinbaren:

Für regelmäßig stattfindende Besprechungen sollten die Erwartungshaltungen an die jeweiligen Meetings abgeklärt werden. Weiters wichtig: Spielregeln vereinbaren. Zwei wichtige Regeln, die viel zur Effizienz beitragen: Alle Teilnehmer*innen kommen pünktlich und gut vorbereitet in die Besprechung.

2. Agenda zur Vorbereitung verschicken:

Das Besprechungsziel und die Besprechungsthemen müssen im Vorfeld – ein paar Tage vor dem Meeting – an alle Teilnehmer*innen geschickt werden. Auch die Zeiteinheiten pro Thema sollten auf der Agenda vorgeplant sein. So kann man Gesprächspunkte priorisieren und Endlos-Debatten ebenso wie Open-End-Besprechungen verhindern.

3. Moderation/ Leitung fixieren:

Jede Besprechung sollte von einer Person geleitet werden. Meist ist das die Projektleitung. Es kann aber durchaus auch eine andere (auch externe) Person nominiert werden. Oder es wird eine rollierende Vorgehensweise innerhalb des Kernteams vereinbart. D.h. die Moderation (aber auch andere Aufgaben wie z.B. die Protokollierung) wird jedes Mal von einem anderen Teammitglied durchgeführt. Die Aufgaben der Moderation: Auf die Einhaltung der vereinbarten Regeln achten – allen voran auf die Themen- und Zeitdisziplin aller Teilnehmer*innen. Eingreifen bei Diskussionen und Fragen, die besser außerhalb der Besprechung geklärt werden. Und darauf achten, dass konkrete Maßnahmen, Entscheidungen und Zuständigkeiten vereinbart werden. Denn Besprechungen sind keine unverbindlichen Zusammentreffen, sondern sollen greifbare Ergebnisse hervorbringen.

4. Besprechungs-Etiquette: Ausreden lassen – konzentriert zuhören

Definitiv ein Zeitfresser: Unterbrechen und nicht zuhören. Ausreden lassen und konzentriertes Zuhören sind mehr als gutes Benehmen. Sie helfen mit, dass Besprechungen effizient und effektiv abgehalten werden. Ohne unnötiger Wiederholungen und ohne verärgerter Stimmung, die durch häufiges ins Wort fallen und/oder abgelenkte Teilnehmer*innen leicht entsteht.

5. Protokoll an alle Teilnehmer*innen verteilen:

Auch wenn die Teilnehmer*innen für sich selbst mitschreiben. Eine für alle gültige Zusammenfassung sorgt für Überblick, Nachvollziehbarkeit, Vorbeugung/ Klärung von Missverständnissen.

 

Meeting-Etiquette auch bei Online Meetings wichtig

Videokonferenz-Tools machen nicht nur angesichts der aktuellen Home-Office Situation Sinn, sondern sind auch außerhalb von Krisenzeiten wertvolle Werkzeuge für Unternehmen, indem sie beispielsweise Kosten verringern (Reisekosten) und die Effizienz und Produktivität steigern können. Regeln, die für face-to-face Meetings gelten, sind darüber hinaus natürlich auch für Online Meetings relevant.

Bei der Wahl des geeigneten Videokonferenz-Tools sollten Sie neben persönlichem Geschmack und einfacher Bedienbarkeit vor allem Schwerpunkt auf Videowiedergabe, lokale Aufzeichnungsmöglichkeiten und Barrierefreiheit (Teilnahme via Notebook und Telefon) legen. Diverse Collaboration-Features wie Chats oder Bildschirmfreigabe sind abhängig vom Verwendungszweck natürlich sinnvoll. Je nachdem wie häufig Sie online Meetings abhalten, empfiehlt es sich die Vorteile von kostenpflichtigen Pro-Versionen mit denen einer kostenfreien Gratis-Variante zu vergleichen.

Weitere wertvolle Tipps zum Thema Remote Work/ Home Office sowie nützliche Konferenz-Tools finden Sie außerdem im aktuellen Blog-Beitrag der IPMA®.

Mag. Brigitte Schaden

Brigitte Schaden ist Präsidentin von pma und verantwortlich für Internationales sowie Business Development. Die selbstständige Projektmanagerin ist Inhaberin von BSConsulting und als Managementberaterin, Coach, Wirtschaftsmediatorin, Lektorin, Versicherungsmathematikerin und Betriebsinformatikerin tätig. Außerdem ist Brigitte Schaden IPMA Assessorin, Chair von GAPPS (Global Alliance for the Project Professions), IPMA Honorary Fellow sowie Vortragende auf Konferenzen in Brasilien, China, Indien, Korea, Südafrika, Australien, Nepal, Panama und in ganz Europa. Die ehemalige IT-Leiterin, Projektmanagerin und -auftraggeberin sowie PMO-Leiterin war außerdem Vizepräsidentin und Präsidentin und Chair der International Project Management Association, Personalleiterin und Organisationsentwicklerin.


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