Das Ziel von Projektcontrolling ist es, bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts zu unterstützen. Weiters gilt es darauf zu achten, dass Qualität und Funktionalität, Kosten und Zeit wie geplant und vereinbart stimmen. Und auch darauf, dass organisatorische und persönliche Reibungsverluste vermieden werden. Kontrolle ist dabei allerdings nur ein Teilaspekt. Denn Controlling ist weit mehr, nämlich Steuerung – also aktives Mitgestalten. 5 Tipps für ein wirklich unterstützendes Projektcontrolling:

 

1. Installierung des Projektcontrollings vom Start weg und Planung der Meetings

Leider wird allzu oft einfach mal drauf losgearbeitet. An Controlling wird nicht wirklich gedacht. Fixe Controlling-Termine werden nicht eingeplant. Erst mitten im Projektverlauf oder wenn Sand im Getriebe ist, denkt man an Controlling. Besser: Professionelles Projektcontrolling ab Projektstart. Am besten: Bereits in der Startphase Häufigkeit und Termine der Controlling-Meetings fixieren. Bei Bedarf können natürlich zusätzliche Meetings eingebaut oder auch der gesamte Meeting-Zyklus im Laufe des Projekts verändert werden. Wichtig ist jedenfalls, dass Projektcontrolling-Meetings in regelmäßigen Abständen über die gesamte Projektlaufzeit stattfinden. Nur so ist eine aktive Koordination und Überwachung der Projektpläne möglich.


2. Teilnehmer*innen und Verantwortlichkeiten bedenken

Teilnehmen sollten an den Controlling-Meetings die Projektleitung, das Projektkernteam und das Projektcontrolling, so es eine Projekt-externe Person und nicht ohnedies ein Mitglied des Kernteams ist. Bei Bedarf bzw. wenn sinnvoll kann der Personenkreis natürlich erweitert werden. Wichtig: Auch wenn es eigene Projektcontroller*innen gibt – die Hauptverantwortung im Projektcontrolling trägt die Projektleitung.

 

3. Stetige Beleuchtung der Risiken und Chancen

Eine wichtige Aufgabe des Projektcontrollings sollte keinesfalls übersehen werden: Chancen und Risiken des Projekts ermitteln. Und das nicht nur zu Projektbeginn. Die stetige Überprüfung der Risiken/Chancen ist ebenso von Bedeutung: Welche sind weggefallen? Welche sind schlagend geworden? Welche hinzugekommen? Welche wahrscheinlicher geworden?


4. Inkludieren von Sozialem Controlling

Soziales Controlling umfasst die Betrachtung und Steuerung der Projektorganisation, der Projektkultur sowie der Projektumweltbeziehungen. Es wird also beleuchtet: Wie geht es dem Team, wie kommen die Teammitglieder miteinander aus, ist das Team arbeitsfähig? Aber auch, wie ist die Beziehung zum Projektauftraggeber/zur Projektauftraggeberin und zu den unterschiedlichen Stakeholdern? Wie wird mit diesen interagiert? Und wenn erforderlich werden durch das Projektcontrolling notwendige Adaptierungen durchgeführt bzw. veranlasst? 


5. Verfassen schriftlicher Fortschrittsberichte

Der Fortschrittsbericht wird nach jeder Projektcontrolling- Sitzung auf Basis der präsentierten Projektstatusberichte erstellt. Er ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage zur strategischen Projektsteuerung für die Projektauftraggeber*innen und/oder für die Mitglieder des Lenkungsausschusses. Aufbau und Gestaltung des Fortschrittberichts sollten den Standards entsprechen, die im Unternehmen/der Organisation vorhanden sind und verwendet werden. Diese Struktur ist verbindlich beizubehalten. Hilfreich kann auch die Erstellung eines Bericht-Templates sein. Dadurch sind eine schnelle Orientierung und ein vergleichender Überblick möglich.

 

Wenn Sie jetzt noch tiefer in das Projekcontrolling eintauchen wollen, empfehlen wir Ihnen eine Teilnahme am pma quarterly am 17. Juli. Dort wird Experte Christian Böhm über die Wichtigkeit des kaufmännischen Controllings im Kosten- und Finanzbereich sprechen. Lesen Sie außerdem noch den Blog-Beitrag von Christian Majer zum Thema "Virtuelles Projektcontrolling".

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM leitet die pma Geschäftsstelle. Er hat seine Studienschwerpunkte Projektmanagement, IT und Sozialwissenschaft in Projekten für die öffentliche Verwaltung zum Einsatz gebracht. Besonderes Interesse hat der begeisterte Schifahrer an komplexen Entscheidungsprozessen und am Mentoring junger Projektmanager*innen entwickelt. Alexander Vollnhofer ist seit 2013 pma Mitglied und leitete 2017 die pma young crew, die pma Plattform für Einsteiger*innen im Projektmanagement. Seit 2018 ist er im pma Vorstand und als Geschäftsstellenleiter für pma tätig. Seine Zuständigkeit im Vorstand umfasst die Betreuung von pma young crew Aktivitäten und den Bereich Innovation.


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