Warum Prozesse auch im Projektmanagement eine Rolle spielen

In der 22. Folge de pma Podcasts dreht sich alles um die Bedeutung von Projekten und Prozessen und den signifikanten Unterschied der beiden Begriffe. Gemeinsam mit Christian Majer analysiert Brigitte Schaden die Frage, ob Projektmanager*innen auch im Prozessmanagement erfolgreich sein können.

Warum macht es in einem Projektmanagment-Podcast Sinn, auch über Prozessmanagement zu sprechen?

Grundsätzlich stehen Projekte dafür, einzigartig zu sein - Prozesse hingegen verbildlichen Routinearbeiten. Wie jedoch so vieles im Leben, ist auch hier die Unterscheidung nicht ganz schwarz und weiß. Christian Majer nennt als Beispiel, dass es Projekte wie die erste Mondlandung gibt, die nur einmalig vorkommen, aber es durchaus Projekte in unserem Leben geben kann, die Wiederholungscharakter haben. In diversen Projekten gibt es Vorgaben die beispielsweise die Beschaffungsprozesse, die Qualitätskontrolle oder auch Testvorgänge definieren. Somit meint Christian Mayer, dass jedes Projekt unterschiedliche Freiheitsgrade hat, und durchaus viele Prozesse in die Projektarbeit miteinfließen können. Als Metapher für Prozesse ´zieht Majer den Vergleich mit einer Autobahn heran, wo man immer geradeaus fährt und beispielsweise die optimale Fahrweise herausfinden möchte. Projekte hingegen sind für Christian Majer eher mit einer Tour durch den Dschungel zu vergleichen, wo man viel Kreativität hat und auch braucht, um voranzukommen. Um sich die Reise zu erleichtern, kann man bei der Durchquerung des Dschungels das bereits erlernte Know-how und Best Practices anwenden. Ebenso können Kreativität und Freiheit bei Prozessen helfen und wenn man auf der Autobahn im Stau steht, hilft es vielleicht abzubiegen und auf der Landstraße weiter zu fahren.

Gilt Abenteuer versus Langeweile?

Auf die Andeutung von Brigitte Schaden, dass es so klingt als wären Projekte ein interessantes Abenteuer und Prozesse langweilige und verstaubte Angelegenheiten, antwortet Christian Majer, dass für ihn Prozessmanager*innen die stillen Held*innen sind. Sie planen und optimieren im Hintergrund alles und solange es funktioniert, lobt niemand den reibungslosen Ablauf. Funktioniert jedoch etwas nicht und kommen Fehler im System auf, so müssen Prozessmanager*innen stets den Kopf dafür hinhalten. Dabei sind alltägliche Prozesse, wie beispielsweise, dass die Infrastruktur funktioniert, so wichtig, um überhaupt effizient arbeiten zu können bzw. auch, um ohne große Verärgerungen leben zu können. Denn wenn der Zug nicht fährt, die Zeitung nicht gebracht wird, oder das WLAN nicht funktioniert, schränkt uns das ein und erschwert den Alltag. Gerade in der Automotivbranche aber auch in Krankenhäusern werden sehr viele essenzielle Prozesse angewendet, damit das System läuft. Brigitte Schaden hinterfragt auch, warum sich eine Organisation sowohl mit Projekt- als auch Prozessmanagement beschäftigen soll und wie diese davon profitieren kann. Der Aspekt, dass man von Projekten lernen kann und die neu erlernten Erkenntnisse in standardisierte Prozesse wieder miteinbinden kann, um diese zu optimieren, ist laut Christian Majer eines der schlagenden Argumente das dafürspricht, sich mit beiden Bereichen gleichermaßen zu beschäftigen. Gleichzeitig kann man die optimierten Prozesse auch in die Planung und Umsetzung der Projekte miteinfließen lassen. Dieser Wissensaustausch stellt einen klaren Vorteil für eine Organisation dar.

Ab wann ist es ein Projekt und wann ein Prozess?

Jedes Projekt ist auch bis zu einem gewissen Grad ein Prozess, da die Planung zum Teil standardisiert ist und auch immer wieder Optimierungen anfallen. Hier stellt sich nun die Frage, ab wann ist ein Projekt kein Projekt mehr, sondern schon ein Prozess? Als Beispiel nennt Christian Majer die pma Veranstaltung "pma focus". Dieses Event wurden bereits mehrmals wiederholt und es gibt viele Lektionen und viel Vorwissen aus der Vergangenheit, welche in die Planung miteinfließen. Trotzdem passiert jedes Jahr sehr viel Neues und es bestehen weiterhin viele Freiheitsgrade wodurch man die Veranstaltung noch immer als Projekt deklarieren kann. Mit den Kriterien Dauer, Neuartigkeit und Komplexität kann man gut ein Projekt identifizieren und bestehen weiterhin Zweifel, so kann einerAbgrenzungs-Kontext-Analyse oder Bestandsanalyse durchgeführt werden. Wichtig ist auf jeden Fall, sich bewusst für oder gegen einen Projektstart zu entscheiden.

Woher weiß man, ob man lieber Projekt- oder Prozessmanager*in werden möchte? Und welche Rolle spielt die KI?

Wenn man sich nun fragt, ob man selbst eher Prozess- oder Projektmanager*in werden möchte, so hilft die folgende Einschätzung von Christian Majer weiter. Er ist der Ansicht, dass all jene, die täglichen Herausforderungen mit offenen Armen begrüßen, ideal für einen Beruf im Projektmanagement geeignet sind. Bevorzugt man im Gegenzug eine kontinuierlichere und einheitliche Tätigkeit, so ist die Wahl eines Jobs im Prozessmanagement geeigneter. Ebenso fließt in die Entscheidung mit ein, dass Projektmanager*innen mehr im Rampenlicht stehen, wohingegen Prozessmanager*innen sich eher im Hintergrund aufhalten. Beide Positionen haben ihre Vor- und Nachteile und die Entscheidung hängt demnach von persönlichen Präferenzen ab. Ob Projekt- und Prozessmanager*innen in Zukunft von einer Künstlichen Intelligenz ersetzt werden oder inwiefern sie unterstützend wirkt, sowie weitere Details zu diesem Thema können Sie in der pma Podcast Folge anhören.

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