Projektstart

Der Projektstart ist keineswegs einfach, aber eine sehr wichtige Aufgabe. Folgende 5 Punkte sollten Sie für einen guten Beginn beachten:

1. Die Aufgaben der Startphase kennen und berücksichtigen

Die Aufgaben des Projektstarts sind der Transfer von Know-how aus der Vorprojektphase in das Projekt, die Vereinbarung von Projektzielen, die Erstellung adäquater Projektpläne, das Design einer adäquaten Projektorganisation, die Teambildung, die Teamentwicklung, die Etablierung des Projekts als soziales System, die Planung von Maßnahmen zum Risikomanagement, zur Krisenvorsorge, die Planung der Gestaltung von Projekt-Kontext-Beziehungen, die Konstruktion eines gemeinsamen “Big Project Picture”, die Durchführung eines ersten Projektmarketings und die Erstellung der Basisversion der Projektmanagement-Dokumentation. Last but not least müssen die Kommunikationsstrukturen (wer? wann? warum?) aufgebaut sowie die Dokumentationsstrukturen (wie? wo?) festgelegt werden.

2. Die passenden Methoden für den Projektstart wählen

Betrachtungsobjektplan, Projektstrukturplan & Co.: Am Anfang wird die Struktur für den weiteren Projektverlauf entwickelt und erstellt. Aber welche Methoden sind notwendig, sinnvoll und passend? Hilfreich dafür ist ein Blick in die pm baseline von pma. Wichtig: Den Erstansatz der Pläne jedenfalls von der Projektauftraggeberin/ dem Projektauftraggeber abnehmen lassen.

3. Nicht hetzen lassen

Die Versuchung ist groß, sofort nach Erhalt eines Projektauftrags mit der inhaltlichen Projektarbeit zu beginnen. Vor allem da auch viele Auftraggeber*innen eine sofortige Umsetzung erwarten und oft aufgrund fehlender Projektmanagement-Kenntnisse wenig Verständnis für die Notwendigkeit einer Startphase haben. Ohne einer gelungenen Startphase kommt es aber oft zu unrealistischen Projektzielen, unklaren Rollendefinitionen, fehlenden Vereinbarungen der Zusammenarbeit, zu halbherzigen Projektplänen und schlecht entwickelten Teams. Ein schlechter Projektstart hängt dem Projekt/dem Projektteam meist bis zum Schluss nach. Für die Startphase sollte daher ausreichend Zeit eingeplant werden. Und bei Bedarf muss die Projektleitung Überzeugungsarbeit für die Sinnhaftigkeit einer umfassenden Startphase leisten. Auch dafür Zeit einplanen!

4. Termine planen

Das knappste Gut im Projektmanagement ist meist die Zeit. Deshalb ist es wichtig, bereits zum Projektstart die Termine für Projektauftraggebersitzungen, Controllingmeetings und Abstimmungen zu planen und zu vereinbaren. 

5. Unterschiedliche Formate für die Startkommunikation einsetzen 

In der Startphase ist es sinnvoll die Kommunikationsformen Einzelgespräch, Kick-off-Meeting und Workshop zu kombinieren. Beim Einzelgespräch werden Informationen über das Projekt und wechselseitige Erwartungen bezüglich der Zusammenarbeit ausgetauscht. Es geht um eine grundsätzliche Orientierung. Das Kickoff-Meeting ist eine darauffolgende Informationsveranstaltung in der Projektauftraggeber*in und Projektleitung das Projektteam und relevante Stakeholder über das Projekt im Detail informieren. Ein Kick-off-Meeting dauert meist rund 2 Stunden. Im Projektstart- Workshop wird vom Projektteam dann gemeinsam innerhalb von 1 bis 3 Tagen das „Big Project Picture“ – also das gemeinsame Projektverständnis - erarbeitet. Ebenso werden die Regeln der Zusammenarbeit festgelegt. Je nach Projektgröße können natürlich auch mehrere Kick-offs mit unterschiedlichen Zielgruppen an unterschiedlichen Standorten notwendig sein. Wichtig bei allen Formaten: Die verschiedenen Interessen der unterschiedlichen Stakeholder offen aufzeigen. Und Mut haben, auch Differenzen anzusprechen.

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