Konfliktmanagement gehört zum Projektmanagement dazu. Denn Projekte sind soziale Gefüge mit unterschiedlichen Stakeholdern. Daher sind Konlikte auch in Projekten ganz normal. Generell unterstützen alle Methoden des Projektmanagements die Reduktion von Konflikten, da sie die Strukturen und Ziele eines Projekts festlegen und so Unsicherheiten bzw. Unklarheiten beseitigen. Konflikte sind auch nicht generell schlecht – Konflikte fordern heraus und können Ansporn sein. Oft ermöglichen Konflikte erst Neues und bessere (Arbeits-)Qualität. Aber natürlich wirken Konflikte auch belastend und können die Leistungsfähigkeit negativ beeinflussen. Hier geben wir sechs Tipps wie unterschiedliche Interessen im Projekt sichtbar und bearbeitet werden bzw. Konflikte gemanagt werden können:
1. Projektpläne gemeinsam erarbeiten
Wenn das gesamte Projektteam gemeinsam die Projektpläne erarbeitet und diese auch mit den Stakeholdern abstimmt, kann auch eine gemeinsame Sichtweise („Big Project Picture“) entstehen bzw. vereinbart werden. Unterschiedliche Werte und Zugänge werden frühzeitig deutlich und können besprochen und bearbeitet werden.
2. Aktivitäten zur Team- und Vertrauensbildung setzen
Zentrale Methoden zur Reduktion von Konflikten sind der regelmäßige Einsatz von teambildenden und vertrauensbildenden Methoden. Diese sind zum Beispiel: Ansprechen von Tabus, Feedback geben, gemeinsame Reflexion, Etablieren von Spielregeln, Sichtbarmachung von Erwartungen.
3. Konzepte für den Konfliktfall entwickeln
Durch die Entwicklung präventiver Strategien und Maßnahmen ist man für einen eintretenden Konfliktfall gerüstet und im Fall der Fälle rasch handlungsfähig. Durch das vorsorgliche Festlegen von Prozessen, Strukturen und Verantwortlichkeiten für den Konfliktfall werden Schadensbegrenzungen und effiziente Konfliktbewältigung ermöglicht. Maßnahmen zur Konfliktvorsorge sind zum Beispiel das Festlegen von Regeln und Standards in (potentiellen) Konfliktsituationen und Mediation. Mit relevanten Umwelten sind entsprechende Vertragsgestaltungen und die Schaffung von Strukturen als Maßnahmen der Konfliktvorsorge zu verstehen (z. B. Festlegung eines Eskalationsmodells für Konfliktsituationen).
4. Methoden der Konflikthandhabung kennen/können
Zur Handhabung von Konflikten können verschiedene Strategien zum Einsatz kommen: Flucht, Kampf, Unterwerfung/Anpassung, Delegation, Kompromiss oder Konsens. Keine ist der anderen a priori überlegen. Welche Strategie die geeignete ist, ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Methoden der Handhabung von Konflikten in Projekten sind unter anderem Wahrnehmung, Analyse, Diagnose, Lösungsfindung, Diskussion, Verhandlung (mit oder ohne Dritten), Konflikt-Moderation im Zuge von Workshops, Mediation, Reflecting Team und System-Aufstellungen. Die Methoden sind in Abhängigkeit der Eskalationsstufe und der Art des Konflikts zu wählen.
5. Konflikte pro-aktiv managen
Konflikte sollten nicht zugedeckt und unterdrückt sondern pro-aktiv gemanagt werden. Anderenfalls ist die Gefahr groß, dass die Konflikte in verschärfter Form nach einiger Zeit wieder aufkeimen. Zu bedenken ist außerdem: Konflikte haben immer eine Geschichte. Diese zu beleuchten ist meist Teil der Lösung. Konflikte haben jeweils eine Sach- und eine Beziehungsebene, die oft gegengleich ausgetragen werden. Und: Jedes Teammitglied hat eine eigene Rolle im „Konfliktspiel“. Diese Rollen sind offen in den Projektcontrollings zu reflektieren.
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