Über Holschuld und Bringschuld im Projektmanagement

Immer wieder stoßen wir in der Beratung auf dieses Problem - ein offensichtlich vollumfängliches Projektmanagement-System trägt nicht die Früchte seiner Ernte. Auch gut beschriebene Prozesse, Vorlagen und ausgebildete Projektmanager*innen sind kein Garant für effiziente und effektive Projekte. Projekte sind soziale Systeme - Projekte sind von Menschen für Menschen und spätestens hier sollte uns klar werden, dass eben auch der Faktor Mensch in solch einer Situation die Wurzel des Problems sein könnte. Denn es reicht längst nicht, das Verständnis zur Abwicklung eines Projektes rein bei der Projektleitung zu fokussieren. Verständnis für die eigene Rolle, die damit einhergehenden Rechte und Pflichten und somit auch das Verständnis für die Auswirkungen des eigenen Handelns sind der Schlüssel für passendes Teamwork in Projekten. Das Verständnis über Holschuld und Bringschuld hat auch im Projektmanagement eine wichtige Bedeutung:

Holschuld: Dies bedeutet, dass eine Person aktiv Informationen einholen muss. Im Kontext eines Projektes bedeutet das, dass Projektmitarbeitende die Verantwortung haben, sich die notwendigen Informationen zu beschaffen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Bringschuld: Hierbei ist eine Person verpflichtet, Informationen proaktiv weiterzugeben, ohne dass sie angefragt werden müssen. Für Projektmanager*innen bedeutet das, dass sie wichtige Informationen, wie den Projektstatus oder Änderungen im Projektplan, aktiv an ihr Team weitergeben müssen bzw. Arbeitspaketverantwortliche wichtige Informationen über den Status ihres Arbeitspakets aktiv weitergeben.

Ein gutes Gleichgewicht zwischen Hol- und Bringschuld ist entscheidend für eine effiziente Kommunikation und den Erfolg eines Projekts. Wenn klar ist, wer welche Informationen wann und in welcher Form benötigt, können Missverständnisse und Verzögerungen vermieden werden. Die Vorteile sind klar:

1. Klarheit und Fokus: Wenn jede*r seine/ ihre Rolle und Verantwortlichkeiten genau kennt, kann er/sie sich besser auf seine/ ihre Aufgaben konzentrieren und effizienter arbeiten.
2. Verbesserte Kommunikation: Klare Rollenverteilungen fördern die Kommunikation im Team, da jeder weiß, an wen er sich wenden muss und wer für welche Entscheidungen zuständig ist.
3. Reduzierung von Konflikten: Missverständnisse und Konflikte werden minimiert, da die Zuständigkeiten klar definiert sind und jede*r seine/ ihre Aufgaben kennt.
4. Erhöhte Verantwortlichkeit: Teammitglieder fühlen sich stärker verantwortlich für ihre Aufaben und sind motivierter, diese erfolgreich zu erledigen.
5. Effizientere Zusammenarbeit: Eine klare Rollenverteilung ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, da jede*r seine/ ihre Stärken einbringen kann und die Aufgaben optimal verteilt sind.
6. Schnellere Entscheidungsfindung: Entscheidungen können schneller getroffen werden, da klar ist, wer welche Befugnisse hat und wer welche Entscheidungen treffen darf.

Weitere Gründe sind: frühzeitiges Erkennen von potentiellen Risiken, Steigerung der Qualität der Arbeit in den Projekten inkl. Einhalten von Projektmanagement-Standards, flexible Reaktion auf Veränderungen und schnelle Anpassungen an neue Anforderungen, sowie stärkere Verbundenheit mit dem Projekt und höhere Motivation in der Projektmitarbeit.

Insgesamt tragen Schulungen im Projektmanagement über alle Rollen der Projektorganisation dazu bei, dass Projekte effizienter, erfolgreicher und mit höherer Qualität durchgeführt werden können und Mitarbeitende sich wohler fühlen, da sie die Anforderungen an sich und ihre Rolle verstanden haben.

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