Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: Alltag oder noch überbewertet?

Die Entwicklung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Projektmanagement hat die digitale Transformation wahnsinnig beschleunigt und wird zu einer tiefgreifenden Veränderung der Lebens- und Arbeitswelt führen – auch im Berufsbild „Projektmanager*in“. In der 2024 durchgeführten Studie „Gehalt und Karriere im Projektmanagement“ wurde deshalb auch das Sonderthema „Die Anwendung Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement“ erhoben.

Tatsächliche KI-Nutzung im Moment noch überschätzt

Die Studienergebnisse zeigen, dass bereits mehr als die Hälfte der Projektmanager*innen KI in ihrer Arbeit in unterschiedlichem Ausmaß nutzen. Das betrifft aktuell vermutlich noch vor allem den Bereich der Automatisierung von Tätigkeiten, also E-Mails zu priorisieren oder zusammenzufassen, Angebote zu vergleichen, Präsentationen zu erstellen oder zielgruppenadäquat zu verändern oder auch Projektaufträge vorzuformulieren. Auch das zukünftige Potenzial in der Arbeitswelt hinsichtlich der Nutzungsmöglichkeiten ist gewaltig. Einige Arbeitsplätze könnten ersetzt werden, aber genauso wird es auch weiterhin fähige Mitarbeitende brauchen, die Künstliche Intelligenz richtig nutzen können.

Wenn man diese Ergebnisse mit den Antworten der folgenden Frage vergleicht, liegt die Vermutung nahe, dass es sich dabei hauptsächlich um Nutzung aus Eigeninitiative bzw. Eigeninteresse handelt. Denn die Antworten zeigen, dass KI im Bereich Projektmanagement zwar in der Mehrheit der Unternehmen verwendet wird (57%), dahinter aber offensichtlich keine Unternehmens-Policy steht. Denn nur 15% der Befragten gaben an, dass KI im Unternehmen (sehr) stark verwendet werde, ein Großteil berichtet, dass KI eher sporadisch eingesetzt werde.

Verwendete Tools und Einsatzbereiche

Im Zuge der Studie wurde auch erhoben, welche KI-Tools von Projektmanager*innen am häufigsten genutzt werden. Von den neun vorgegebenen KI-Tools wurden die meisten eher selten genutzt, am häufigsten im Berufsalltag wurden noch ChatGPT, Jira, MS Copilot oder Trello verwendet. Weiters wurde erfragt, in welcher Projektmanagementphase KI Verwendung findet. Auch hier war das Ergebnis, dass KI aktuell noch eher selten zum Einsatz kommt. Die Befragten hatten Künstliche Intelligenz allenfalls in der Projektplanung, der Projektsteuerung und der Projektinitiierung eingesetzt.

Wo kann KI tatsächlich in der Arbeit unterstützen?

Die Befragten haben außerdem Einschätzung zum potenziellen Nutzen von KI im Projektmanagement abgeben können. Die Ergebnisse sehen tendenziell eher positiv aus: Viele sehen einen Mehrwert in der täglichen Arbeit, eine Erleichterung der Arbeit und eine Erhöhung der Produktivität. Außerdem soll KI die Effizienz steigern und helfen, PM-Aufgaben schneller zu erledigen. Viele Befragte sehen KI allerdings kritisch, wenn es um die Erhöhung der Qualität und die Kontrolle der Arbeit geht. Über die konkreten Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz schreiben wir auch in einem unserer anderen Blog-Beiträge.

Wie effizient KI in Projekten ist, kann man anhand der klassischen Erfolgsparameter im Projektmanagement Zeit, Kosten, Qualität, Stakeholder-Zufriedenheit und Projekterfolg insgesamt, messen. In den Ergebnissen weisen alle diese Faktoren leicht unterdurchschnittliche Werte auf. Die Befragten schätzen, dass KI-Tools am ehesten noch zu einem höheren Projekterfolg insgesamt und zu einer höheren Ergebnisqualität führen können.

Die ausführlichen Studienergebnisse finden Sie in der Studie „Gehalt und Karriere im Projektmanagement“. pma Mitglieder können die Studie kostenfrei beziehen.