Die Schüsselrolle von Projektauftraggeber*innen

In der pma Podcast-Folge #23 "Die Schlüsselrolle von Projektauftraggeber*innen" disktuierten pma Assessorin, Beraterin und Coach für Projektmanagement und Agile Leadership Ulrike Huber und Managementberater und Vortragender Christian Rudischer über die wesentliche Rolle des "project sponsors".

Wo findet man Projektauftraggeber*innen in der Organisation?

Der "project sponsor" oder Projektauftraggeber*in (PAG) ist vor allem dafür verantwortlich das Projekte budgetär und in allen anderen notwendigen Bereichen zu unterstüzen. Zu Beginn startete das Gespräch mit einer Begriffsdefinition. Wie der Name schon impliziert, vergibt man in dieser Rolle den Auftrag, ein Projekt zu starten. Ideal sind die Personen, die Projektauftraggeber oder Projektauftraggeberin werden, in einer Managementfunktion in der Organisation und haben auch eine Budget- und Personalverantwortung inne, wo sie diese Ressourcen verteilen können. In der Praxis ist Projektauftraggeber*in oft auch einfach jene Person, die die Projektergebnisse braucht und die Arbeit im Projekt nicht selbst übernehmen kann. Laut einer Studie von PM goes boardroom kommen 60% der Projektauftraggeber*innen aus der obersten Führungsebene. Wichtig laut Rudischer ist, dass man in dieser Rolle das "richtige" Mindset haben muss. Ein*e Projektauftraggeber*in muss sich selbst als Führungskraft sehen und auch so handeln. In großen Organisationen gibt es oft den Sonderfall von Gremien oder Lenkungsausschüssen. In so einem Fall führt man als PAG nicht nur die Projektleitung, sondern auch das Team des Lenkungsausschusses. Damit das funktionieren kann, benötigt es eine klare Rollenverteilung sowie Regeln der Entscheidungsfindung.

Ein breites Aufgabengebiet mit Verantwortung

Wie können nun PAG konkret zum Projekterfolg beitragen? Sie sollen Projektziele vorgeben und die dafür benötigten Ressourcen bereitstellen. Darüber hinaus sollen sie die Projektleitung auch unterstüzen indem sie helfen, Entscheidungen herbeizuführen. Außerdem können sie helfen, gezielt Stakeholder anzusprechen, weil sie augrund ihrer Position in der Organisationshierarchie dafür gute Möglichkeiten haben. In der Rolle als Projektauftraggeber*inn solte man zudem auch Verantwortung übernehmen und das Projekt begründen können. Auch bei Krisen sollte ein*e Projektauftraggeber*in mit HIlfe zur Seite stehen. Jede Krise ist auch immer eine Chance für die proaktive Planung des nächsten Projekts. Zusammengefasst stellen sie eine temporäre Führungskraft der Projektleitung dar. Rudischer gibt im gemeinsamen Gespräch auch DInge an, die ein*e PAG nicht tun sollte. Dazu zählt beispielsweise mit der Projektleitung über Projektergebnisse und Ressourcen zu verhandeln. 

Weitere Erwartungen an die Rolle

Wichtig für die Rolle als PAG ist es auch sicherzustellen, dass Projekte zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. In der Rolle sollte man also eine Nutzenerwartung formulieren und auch regelmäßig überprüfen. Die Möglichkeiten, die ein Projekt schafft, sollten auch genutzt werden. Als PAG sollte man also sicherstellen, dass die Projektergebnisse auch nach der Projektlaufzeit genutzt werden - PAG haften nach Projektende, nachdem sie die Projektleitung aus der Verantwortung entbunden haben - für den Nutzen eines Projektes. 

Im Podcast diskutierten Huber und Rudischer außerdem darüber, ob die Rolle von Projektauftraggeber*innen in agilen Projekt Set Ups anders als in klassichen Projekten nach der Wasserfall-Methode aussieht. Außerdem hat Christian Rudischer noch Einblicke in seine Arbeit in der trinationalen Arbeitsgruppe PM goes Boardroom gegeben, die sich mit dem Verhältnis von Top-Management und Projektmanagement beschäftigt. Hören Sie dazu in diese pma Podcast-Folge rein. 6 Tipps, wie Sie als Projektauftraggeber*in das Projektteam ideal unterstützen können, haben wir uns auch in einem eigenen Blog-Beitrag angesehen.

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