Die pma KnowledgeWORLD – das digiTOOL

Projekt Management Austria setzt für dieses Projekt auf „Wissensfaktor5“ – eine bewährte 5-Phasen-Methode zur digitalen Transformation von „Offline Wissen“ in „Digitales Wissen“. Die Methode stellt nicht das Tool in den zentralen Fokus, sondern die vorangehende Wissensanalyse und -strategie (siehe Blog-Beitrag). Während – wie berichtet – in der ersten Phase „digiSCAN“ das kritische Wissen, dessen Wissensträger und der Grad der Digitalisierung analysiert wurde (siehe Blog-Beitrag), hatte die zweite Phase „digiPLAN“ den Auftrag eine digitale Strategie zur Sicherung des kritischen Wissens zu erarbeiten (siehe Blog-Beitrag). Die Kernaussagen dieser Strategie stellen die Wissensarchitektur, -struktur und -vernetzung dar. In anderen Worten, wie muss das Wissensmanagement-Tool aufgebaut und individualisiert werden, um exakt die Strukturen des pma-spezifischen Wissens widerzugeben und zu vernetzen, damit es von Mitarbeiter*innen schnell und einfach gefunden und konsumiert werden kann?

Der Aufbau des digiTOOL

Die dritte Phase „digiTOOL“ beschäftigt sich somit mit der Implementierung des Wissensmanagement-Tools. D.h. eine Wissensmanagement Basisumgebung, die mit den zwei Marktführern Microsoft oder Atlassian umgesetzt wird, wird implementiert. Die App-basierte Basisumgebung besteht aus fünf Wissensmanagement-Tools, die ganzheitliches Wissensmanagement ermöglichen:

• „KnowledgeSTORE“ eine Wiki-Technologie zur zentralen Sicherung von Metadaten-basierten Wissensartikeln.
• „KnowledgePRACTICES“, ein Lessons Learned- und Best Practices-Bereich um die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden, jedoch die Multiplikation von Erfolgen zu ermöglichen.
• „KnowledgeFACTORY“, ein Community- und Expert*innen-Bereich mit Wissensthemen und einem FAQ-Tool.
• „KnowledgeACADEMY“, eine digitale Trainingsacademy
• „KnowledgeLAB“, ein Innovationsbereich um gemeinsam mit Mitarbeiter*innen neue Ideen für bessere Arbeitsabläufe zu generieren und umzusetzen.

Die Vorteile von digiTOOL

Während mit bisherigen Technologie Ansätzen mindestens 3 verschiedene Tools nötig waren, um ganzheitliches Wissensmanagement zu betreiben (z.B. ein Wiki, ein Expertentool, ein Collaboration Tool, usw) bündelt das digiTOOL sämtliche Wissensmanagement-Funktionalitäten in einem. Dies geht einher mit dem Trend der Technologie-Reduktion. Während Unternehmen früher sämtliche Technologien implementiert haben, um ihr Unternehmen „social“ zu machen, wird aktuell eine Reduktion aufgrund hoher IT-Kosten und –Aufwände angestrebt. Der weitere Vorteil des „digiTOOL“ liegt darin, dass es in eine bereits bestehende digitale Umgebung eingebettet wird – entweder Microsoft Sharepoint oder Atlassian Confluence – und somit keine neuen Kosten und Aufwände in derIT, im Roll Out und im Change Management entstehen. Die technologische Umgebung wird bereits von Mitarbeiter*innen genutzt und ist integriert.

Details zum Aufbau des digiTOOL

Projekt Management Austria hat sich für die Umsetzung mit Atlassian Confluence entschieden, da diese Umgebung die besten Wiki-Funktionalitäten bietet (Metadatenkonzepte, Templates, usw.) – was das Kernstück eines jeden Wissensmanagement Tools darstellt.

Wissensfaktor5 liefert eine auf pma zugeschnittene Version des digiTOOL, genannt „pma KnowledgeWORLD“. Es wird also kein „leeres“ Wissensmanagement-Tool übergeben, sondern eines das bis ins Detail das Unternehmensspezifische Wissen beinhaltet. So ist z.B. das Wiki in der Struktur des pma-spezifischen Wissens aufgebaut und unterteilt sich in die Wissensbereiche „Zertifizierungen“, „Veranstaltungen“ und „Mitglieder“. Diese Bereiche sind bis in die kleinste Einheit strukturiert – die Wissensartikel (spezifische Templates für jeden Wissensart) sind namentlich vorgegeben, vernetzt und mit Metadaten versehen. Für den Wissensaufbau steigen die Mitarbeiter*innen nach einem intensiven Autor*innen-Training“ in die KnowledgeWORLD ein, und befüllen sie Schritt für Schritt. Der große Unterschied liegt am Ende darin, dass die Mitarbeiter*innen kein strukturloses Tool bekommen, in das sie aus bestem Wissen und Gewissen Inhalte einarbeiten, sondern dass sie jeden Wissensartikel vorgegeben haben und genau die Wissensinhalte einarbeiten, die Effizienz in der täglichen Arbeit und im Onboarding steigern.

Am Ende des Projektes ist somit nicht ein großes Wirr Warr an Wissen das Ergebnis, das unstrukturiert, dezentral, doppelt und dreifach vorhanden und nicht konsumierbar ist (inkl. großem Frust der Mitarbeiter*innen), sondern eine klare und saubere Struktur mit kritischem Wissen, in der sicher jede*r schnell und einfach zurechtfindet. Nur so wird Wissen anschließend auch gefunden und angewandt und stellt einen wahren Mehrwert dar.