Projekt Management Austria verwendet für die Implementierung der KnowledgeWORLD die Methode "Wissensfaktor5". Dabei handelt es sich um ein erprobtes 5-Phasen-Modell, das darauf abzielt, Wissen aus verschiedenen Quellen systematisch in digitale Form zu überführen. Im Mittelpunkt steht dabei nicht das eingesetzte Tool, sondern die vorgelagerte Analyse und Strategie des Wissensmanagements (siehe Blog-Beitrag).
In der ersten Phase, dem "digiSCAN", wurden das relevante Wissen, die Wissensträger sowie der aktuelle Digitalisierungsgrad erfasst. Die zweite Phase, "digiPLAN", hatte das Ziel, eine digitale Strategie zur Sicherung des kritischen Wissens zu entwickeln. Zentrale Bestandteile dieser Strategie sind die Wissensarchitektur, die Strukturierung und die Vernetzung des Wissens. Die dritte Phase "digiTOOL" widmete sich dem technischen und strukturellen Aufbau des Tools "KnowledgeWORLD", welches so gestaltet und angepasst wurde, dass es die spezifischen Wissensstrukturen von Projekt Management Austria spiegelt.
Befüllung der KnowledgeWORLD – digiACT
In der vierten Phase beschäftigt sich das pma Team mit der Befüllung der Confluence Cloud-basierten KnowledgeWORLD. Dem Team wurde das Tool übergeben, vorbefüllt mit sämtlichen maßgeschneiderten Wissensstrukturen und -architekturen, runtergebrochen bis auf den einzelnen Wissensartikel.
Sprich, im Gegensatz zum üblichen Vorgang, Mitarbeiter*innen ein leeres, unstrukturiertes Wissensmanagement-Tool zur Verfügung zu stellen und darauf zu hoffen, dass diese es mit bestem Wissen und Gewissen befüllen, ist die KnowledgeWORLD komplett vorgefertigt. Jeder Wissensartikel ist in Form eines eigens für den jeweiligen Inhalt entwickeltem Template vorgegeben und bereits mit dem Titel inklusive Metadaten versehen und mit dazugehörigen Wissensinhalten vernetzt. Dies ermöglicht eine strategische Befüllung des Wissensmanagment-Tools, welches ausschließlich relevante Wissensinhalte integriert, die in der vorhergehenden Analyse und Strategie als kritisch für die Umsetzung der täglichen Arbeit identifiziert wurden. Im Rahmen eines von WissensFaktor5 speziell für die Wissensbefüllung entwickelten Projektmanagement Ansatzes, wird das pma Team engmaschig durch die Integration des Unternehmenswissens begleitet.
Jeder Wissensinhalt wird von einem KnowledgeOWNER verantwortet, der den Wissensinhalt einarbeitet und auch anschließend verantwortet. Ein digitaler Workflow steuerte eine doppelte Freigabe von Wissensinhalten: fachlich durch pma Expert*innen und auf Wissensmanagement Ebene durch das WissensFaktor5-Team, um höchste Qualität zu gewährleisten.
Die KnowledgeOWNER erhielten Schulungen sowohl im Umgang mit dem Tool als auch über ihre Verantwortlichkeiten, sprich ihre ihnen zugeteilten Wissensartikel hochwertig und aktuell zu halten. Eine regelmäßige Erinnerung an die Aktualisierung der Inhalte wird durch die KnoweldgeWORLD garantiert. KnowlegeOWNER werden weiterhin von KnowledgeSPACE Owner unterstützt, die nicht einzelne Wissensinhalte, sondern gesamte Wissensbereiche strategisch steuern, um langfristig die generische Weiterentwicklung vom Unternehmenswissen zu sichern. Der TechOWNER verantwortet den technischen Bereich der KnowledgeWORLD. Nur durch die Vergaben von Rollen, Rechten und Verantwortungen kann eine umfassende Wissensmanagement-Governance gesichert werden.
Zusammengefasst, beinhaltet digiACT eine top-down gesteuerte Befüllung der pma KnowledgeWORLD. Im Gegensatz zum gängigen bottom-up-Ansatz um Tools mit Inhalten zu befüllen, setzt die WissensFaktor5-Methode auf diesen Zugang. Wissenschaftlich wurde validiert, dass nur in dieser Form eine hochwertige Befüllung eines Wissensmanagement-Tools garantiert ist, um auch Unternehmenswissen bereitzustellen, das hochwertig und relevant ist.
Foto © oatawa/Shutterstock.com
pma Redaktion
Die pma Redaktion besteht aus Expert*innen im Projektmanagement, die für Projekt Management Austria arbeiten.
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