Ein Projekt für Österreichs Bürger*innen - das Projekt oesterreich.gv.at

In Folge #26 des pma Podcasts sprachen pma Assessorin Iris Hauck-Rameis und Projektmanagerin Kathrin Winkler über die Vorteile einer Projektmanagement-Zertifizierung. Kathrin Winkler gab außerdem kurze Einblicke in ihr letztes großes Projekt oesterreich.gv.at. 

Ein Projekt für Österreichs Büger*innen

oesterreich.gv.at ist eine Plattform, die diverse Informationen zu allen möglichen Lebenswegen bietet. Bürger*innen können dort unter anderem Informationen abrufen und Amtswege erledigen. So bietet die Plattform verschiedene Services, wie den Melde-Service, den Urkunden-Service oder den Wahl-Service, um zum Beispiel Wahlkarten zu beantragen. Darüber hinaus findet man dort auch den sogenannten Babypoint mit Checklisten für Schwangere oder den PDF-Signatur-Service - also alles, was Österreichs Bürger*innen das Leben erleichtern soll.

Stakeholder sind alle, die ein Interesse an diesen Service haben. Im Falle des Wahlkartenservices also Bürgerinnen und Bürger oder auch der Bund. Kathrin Winkler gab in weiterer Folge einen kleinen Einblick in die Stakeholder-Analyse. Die Erwartungen der relevanten Interessensgruppen wurden gesammelt, priorisiert und mit Expert*innen - zum Beispiel aus rechtlicher Sicht - abgeklärt. Die Interessen der Bürgerinnen und Bürger wurden über Designvorschläge und Konzepte in das Projekt integriert.

Winkler sprach weiter über die großen Herausforderungen im Projekt, wie etwa sehr unterschiedliche Erwartungen und Verständnisse der Stakeholder oder eine sehr hohe Sicherheitsstufe. Gerade  in IT-Anwendungen im Public Bereich stehen Sicherheit und Nutzbarkeit ganz oben auf der Prioritätenliste. Die Verarbeitung personenbezogener Daten heißt auch immer, dass man eine Rechtsgrundlage haben muss. Neben der eben erwähnten Rechtssicherheit bzw. Rechtsgrundlage mussten aber auch Anforderungen wie eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf der Plattform erfüllt werden.

Das Projektumfeld

Das Projektteam bestand laut Kathrin Winkler aus Entwicklern, Testern und Design-Experten - eben alle Fachkräfte, die man braucht, um eine Plattform zu kreiieren, die einen Mehwert für die Bürger*innen erzeugt. Die Haupfaufgabe der Projektleitung war die Kommunikation und Priorisierung von Tasks. Ebenso musste Winkler den Überblick bewahren, also konstant abgleichen, ob die Entwicklung mit den Anforderungen des Auftraggebers und den Interessen der Bürger*innen noch übereinstimmt. Zu ihren weiteren Tätigkeiten im Projekt gehörten regelmäßige Abstimmungen mit allen Team-Mitgliedern: Was braucht Projektteammitglied A, um weiter arbeiten zu können? Ist die Workload zu hoch/ zu niedrig? Als Projektleitung versucht man das ideale Arbeitsumfeld für das Team zu schaffen, damit alle Beteiligten die bestmögliche Leistung erbringen können. Die Projektleitung beseitigt Störfaktoren und unterstützt bei Problemen oder Fehlern im Projekt. Dafür gibt es auch Best Practice-Beispiele im Bundesrechenzentrum, die von den Projektleiter*innen genutzt werden können. 

Die selbe Sprache durch eine Projektmanagement-Zertifizierung

Ein weiterer Punkt, der in der Podcast-Folge besprochen wurde, waren die Vorteile einer Projektmanagement-Zertifizierung. Die Zertifizierung schafft eine gemeinsame Sprache im Projektteam bzw. bei allen, die eine Projektmanagement-Zertifizierung absolviert haben und mit dem Projektteam zusammen arbeiten. Sie schafft ein Grundverständnis für Begrifflichkeiten und man kann sich sicher sein, dass man unter den gleichen Begriffen, das selbe versteht. Insofern hilft eine PM-Zertifizierung, die Kommunikation und die Erwartungshaltung zu verbessern. Aber auch auf persönlicher Ebene ist eine PM-Zertifizierung für die Projektleitung ein großes Asset: Man setzt sich in der Vorbereitung mit den Methoden und der Theorie nochmal intensiv auseinander, je nach Level auch mit einem persönlichen, vergangenen Projekt. Die Reflexion der eigenen Arbeit mit einem Experten oder einer Expertin erlaubt es, einen frischen Blick auf die eigene Arbeit zu werfen und Verbesserungspotenzial auszumachen.

Abschließend nennt Kathrin Winkler noch die drei Top-Fähigkeiten mit, die Projektleiter*innen ihrer Meinung nach unbedingt mitbringen sollten: Kommunikationsfähigkeit, Strukturiertes Arbeiten und Organisationstalent sowie Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit.