Julia Kvas ist als Technology Innovation Manager bei der Mondi AG beschäftigt. Mondi ist ein weltweit führendes Verpackungs- und Papier-Unternehmen mit 37.000 Mitarbeiter*innen in 30 Ländern. Mondi ist integriert in die gesamte Wertschöpfungskette: angefangen von der Verwirtschaftung von Wäldern, der Produktion von Zellstoff und Papier, der Verpackung von Industrie- und Konsumgütern und der Entwicklung von innovativen und nachhaltigen Papier- und Verpackungslösungen.

Konkret ist Julia Kvas bei Mondi für das IT-Projektmanagement zuständig, ihr Fokus liegt dabei auf (Cyber-)Security und abteilungsübergreifenden Projekten. Ihr aktuellstes Projekt ist die Implementierung eines IAM (Identity and Access Management) Systems sowie ein MVP im Bereich ITIL Service Management. Darüber hinaus gibt es bei der Mondi noch eine Menge anderer IT-Projekte: SAP-Upgrades, Microsoft-365-Lösungen, oder auch Applikationsentwicklungen mit Low-Code Plattformen. All diese Projekte müssen international auf verschiedene Standorte ausgerollt werden.

 

Anforderungen von IT-Projekten

IT-Projektmanagement ist eine Variante des Projektmanagements, die sich auf Initiierung, Planung, Durchführung und den Abschluss von IT-Projekten bezieht. Neben klassischen Aufgaben der Projektleitung ist man im IT-Projektmanagement vor allem Schnittstelle zwischen Entwickler*innen und Anwender*innen. Man braucht laut Julia Kvas vor allem Soft Skills im Bereich Kommunikation, Erwartungsmanagement sowie ein gewisses Maß an technischem Verständnis. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es nämlich technische Themen verständlich zwischen den Beteiligten zu übersetzen. Man muss die Bedürfnisse der Anwender*innen verstehen und dann mit dem Team gemeinsam umsetzen. Fatal wäre es ein Produkt am Kundenwunsch vorbei zu designen. Die Projektleitung muss außerdem den Überblick bewahren und dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit in den Projektteams einwandfrei funktioniert. Gegebenenfalls müssen Positionen neu besetzt werden oder Ressourcen bereitgestellt werden, die für die Zielerreichung benötigt werden.

 

Einblick in Mondis Projektmangement

Die Teamgröße bei den Projekten von Mondi variiert abhängig von der Projekt-Laufzeit zwischen 4 und 100 Mitarbeiter*innen inklusive aller externen Partner. Es wird viel mit externen Partnern gearbeitet, aber darauf geachtet, dass Kernkompetenzen zu Prozessen und technischem Know-How intern bleiben. Es werden also Spezialisten und Spezialistinnen auf gewissen Gebieten extern für Projekte dazu geholt, um das Projektteam zu unterstützen und zu ergänzen.

Mondi wählt je nach Rahmenbedingungen und Anforderung die passenden Methoden für jedes Projekt aus. Es gibt also keinen Standard-Blueprint für jede Projektart, nach dem man erfolgreiches Projektmanagement betreibt, weil jedes Projekt, jedes Team und auch jeder Kunde die Anforderungen verändern kann. In der Umsetzung von Projekten wird oft auf agile Elemente zurückgegriffen, während in der Planung gerne klassische Methoden verwendet werden. Dort hat sich beispielsweise die Wasserfall-Methode bewährt um Inhalte, wie die Terminplanung und das Controlling, gut an Stakeholder zu kommunizieren. Diese sitzen nämlich auch außerhalb der IT, wo man mit Meilensteinen und Gantt-Charts auf höhere Akzeptanz stößt als mit agilen Elementen.

Gerade in IT-Projekten gibt es viele technische und inhaltliche Herausforderungen für das Team. Ein Phasenplan kann für mehr Stabilität sorgen, Sicherheit geben und den Projektfortschritt gut darstellen. Klassisches Projektmanagement gibt ein planbares Framework, um das Projekt gut aufzusetzen, in der Umsetzung und Implementierung werden dann aufgrund der Schnelllebigkeit oft agile Elemente verwendet. Kvas sagt, dass man bei Standard-Rollouts, bei denen sehr viel Erfahrung aus vergangenen Projekten existiert, bei Mondi häufig die Wasserfall-Methodik nutzt, nun aber auch hier agile Element wie Daily Stand ups eingesetzt werden. Dort sind die Anforderungen und auch die Technologie meistens klar. Agil wird bei Mondi häufig gearbeitet, wenn die Technologie unklar ist oder der Outcome und die Erwartungshaltung nur grob definiert sind.

Als Faustregel gilt: Je weniger bekannt ist, desto mehr ist man auf agile Methoden angewiesen.

 

Tipps und Ausblick

Als persönlichen Tipp gab Julia Kvas noch mit, dass eine agile Arbeitsweise immer mit Unsicherheit und einem Verlassen der Komfortzone zu tun hat. Dafür muss man offen sein, meistens sieht man sich selbst nämlich agiler als man eigentlich ist. Außerdem sollte man immer versuchen Spaß an der Arbeit im IT-Projektmanagement zu haben. Es kann durchaus zermürbend werden, ohne Spaß funktioniert es also nicht. Für die Arbeit im Team ist es auch wichtig die Motivation hoch zu halten und Erfolge zu feiern und zu kommunizieren.

Ein kleiner Blick in die Kristallkugel hat uns noch offenbart, wohin die Reise gehen könnte: In Zukunft wird man immer mehr kollaborativ und integrativ zwischen Fachabteilungen an Projekten arbeiten. IT-Projekte müssen außerdem immer mit dem User geplant und aufgesetzt werden. Eine große Herausforderung in IT-Projekten ist es, Sicherheitsstandards einzuhalten, ohne die Userfreundlichkeit einzuschränken.

Der zukünftige Markt wird sich laut Julia Kvas durch eine weitere Zunahme von agilen Elementen, immer mehr unbekannten Parametern, weniger Routine, einer kürzeren Time-to-Market und einem raschen Prototyping auszeichnen. Bei Mondi begegnet man diesen Veränderungen bereits jetzt dadurch, dass es in der Umsetzung von IT Projekten aufgrund der Schnelllebigkeit und der oft wechselnden Technologien und technischen Parametern keine best practices sondern viel mehr good practices gibt.

Wenn Sie die aktuelle Folge noch nicht gehört haben, gibt es hier die Möglichkeit dazu.

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM

Ing. Alexander Vollnhofer, MSc, cPM leitet die pma Geschäftsstelle. Er hat seine Studienschwerpunkte Projektmanagement, IT und Sozialwissenschaft in Projekten für die öffentliche Verwaltung zum Einsatz gebracht. Besonderes Interesse hat der begeisterte Schifahrer an komplexen Entscheidungsprozessen und am Mentoring junger Projektmanager*innen entwickelt. Alexander Vollnhofer ist seit 2013 pma Mitglied und leitete 2017 die pma young crew, die pma Plattform für Einsteiger*innen im Projektmanagement. Seit 2018 ist er im pma Vorstand und als Geschäftsstellenleiter für pma tätig. Seine Zuständigkeit im Vorstand umfasst die Betreuung von pma young crew Aktivitäten und den Bereich Innovation.


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